Dataförlust

Ett av de största problemen du kan drabbas av i arbetet med forskningsdata är att data går förlorade. Datafiler kan bli förstörda utan att det finns kopior, men data kan också gå förlorade genom att ingen längre förstår vad de betyder eller att det saknas möjligheter att läsa datafilerna.

Säkerhetskopiering

Även om dagens teknik erbjuder automatisk säkerhetskopiering och tillåter omfattande räddningsaktioner är dataförlust en väldigt vanlig komplikation. Data som bara finns lagrade på ett ställe är utsatta. Om dina inspelade intervjuer bara finns på din digitala bandspelare, om dina fältmätningar och anteckningar bara finns på papper, om ditt dataset bara ligger på den bärbara datorns hårddisk eller om databasen bara är sparad på en USB-sticka så är projektets data i riskzonen. Katastrofen är bara ett misstag, ett hårdvarufel eller ett inbrott bort.

Varje projekt behöver planera för hur data och annat material ska lagras säkert under projektet. Du behöver även ta reda på vilka förutsättningar för säkerhetskopiering som gäller för lagringen som används. De flesta universitet erbjuder någon form av gemensamma lagringsmöjligheter som säkerhetskopieras löpande, men det behöver inte vara så för alla typer av lagring. Det är inte självklart att exempelvis de Box-lösningar som vissa lärosäten erbjuder är säkra: data kan ligga på en server som inte säkerhetskopieras. Skulle den krascha så kan data försvinna för gott. (Molntjänster erbjuder inte en garanti för säkerhetskopiering.)

Oavsett vilken lagringslösning som du använder så bör du höra med din lokala IT-avdelning vilken lösning för säkerhetskopiering de rekommenderar och vilka krav som ställs på data. (Se avsnittet Skydda data för mer information.)

Dokumentation

Minnet är kortare än man tror. Detaljer kring data som samlas in i början av ett projekt kan vara glömda mot slutet – och efter några år kan man ha glömt så mycket att data är oanvändbara. Dokumenterar du dina data väl minskar risken för att du förlorar data genom att helt enkelt glömma bort vad de betyder och hur de kan analyseras.

Det är också viktigt att dokumentera vad du gör för förändringar mellan olika versioner av filer. Det kan hända att en senare version av en datafil förstörs. Har du då dokumenterat vilka skillnader det finns mellan olika versioner så går det lättare att återskapa en förlorad version med hjälp av tidigare versioner. Det kanske tar tid men det är att föredra framför att försöka komma ihåg dagars eller veckors arbete.

Säkra format och program

Även om filformat och programvaror är någorlunda säkra på kort sikt så utgör de en allt större riskfaktor över tid. För att undvika att data går förlorade på grund av att de är sparade i dåligt dokumenterade filformat bör du spara kopior även i format som är mer arkivbeständiga. Detta skyddar dig även mot programvara som över tid inte längre går att använda, eller inte längre läser sina äldre format (de är inte bakåtkompatibla). (Se avsnittet om Programvara för mer information.)