Programvara

Långsiktighet 

Tänker du långsiktigt när du väljer programvara för att samla in, bearbeta och analysera data? Alla har vi exempel på program som vi kan väl och känner oss bekväma med, men ofta glömmer vi att tänka på att datafiler inte bara ska kunna hanteras under några år utan att tidsperspektivet bör vara längre än så. Den digitala utvecklingen går fort. Det räcker med något eller några årtionden så kan det vara svårt att hitta program som kan öppna gamla filer. Vare sig det handlar om en varaktig longitudinell studie eller ett värdefullt forskningsmaterial insamlat för tjugofem år sedan så är det viktigt att tänka framåt när du beslutar vilka program du ska använda.

Det viktigaste är att de filer som du sparar vid forskningsprojektets slut har en god chans att gå att öppna igen i framtiden. Om du använder dig av öppen programvara som använder öppna, väldokumenterade format så är chansen störst att det går att läsa dem även om programmet du använder inte längre fungerar – eller finns.

Många vanliga programvaror är proprietära, och då finns det en ägare (vanligtvis ett företag) som begränsar hur programmet får användas och vilka som får tillgång till det. Det behöver inte vara ett problem, förutsatt att programmet kan exportera data i filformat som är bra alternativ på lång sikt. Då kan du exportera datafilerna till sådana format i slutet av projektet. Det finns tyvärr vissa datakällor (maskiner, skannrar, drönare med mera) vars analysprogram bara kan spara i egna, odokumenterade format. Är du tvungen att använda dessa så ska du vara medveten om faran att data inte blir tillgängliga på längre sikt, och använda programmen endast för sådana data som måste behandlas på det viset.

Om du skriver ett eget analysprogram så bör du tänka på att programmet ska kunna spara data i ett format som kan läsas utan programmet (exempelvis ett XML-baserat format). Om detta inte är möjligt så ska det åtminstone gå att exportera data till ett enkelt filformat, även om detta skulle innebära att viss information går förlorad. Om du lämnar med eller gör programkoden tillgänglig så kan det ändå på några decenniers sikt vara svårt att köra programmet. (Om du använder öppen källkod kan engagerade personer eventuellt hålla liv i programmet längre och då minskar risken för att data blir oläsbara.)

Tänk alltså på framtiden när du väljer program för att hantera forskningsdata.

Dokumentation 

Ger den programvara du använder dig av en möjlighet att dokumentera projektets data? Ur ett datahanteringsperspektiv bör du också fundera på vilka möjligheter programmet tillhandahåller för att dokumentera data och ange metadata. Att dokumentera sitt arbete och skriva in metadata medan man jobbar med databehandling och analys är naturligt för vissa och nästan oöverstigligt för andra. Arbetet är emellertid väsentligt för att någon ska förstå data i framtiden. Om det går att dokumentera i samma verktyg som du använder för annat så blir motståndet mindre och processen lättare. Kan du välja, ta då ett program med goda funktioner för dokumentation istället för ett som saknar sådana funktioner.

Var noga med att undersöka vilka möjligheter du har att göra dokumentationen lättare för dig själv. Ditt lokala datastöd kan eventuellt hjälpa dig med information om hur olika analysprogram kan användas för att även dokumentera data.

Lagring 

Tvingar programmet dig att lagra data på ett osäkert eller olagligt sätt? Även om du konstaterat att programmet ger alla de personer som ska jobba med materialet den åtkomst de behöver så finns det andra saker att tänka på. En del program lagrar inte data lokalt utan använder sig av egna lagringsutrymmen eller så kallad ”molnlagring”. Är det så behöver du undersöka om den lagring som erbjuds är säker. Hur säkerhetskopieras data? Är det något som du måste beställa eller själv ombesörja? Är det ens möjligt? I värsta fall finns det användarvillkor som låter programtillverkaren få fri tillgång till eller till och med äganderätt till det som lagras – eller rätten att när som helst radera det som finns på servrarna.

Du måste också bekräfta att lagringen som erbjuds är förenlig med den lagstiftning som råder för de data som du bearbetar eller analyserar. Lagras personuppgifter på ett sätt som är tillåtet enligt Dataskyddsförordningen? Är servrarnas säkerhet sådan att den svarar upp mot datamaterialets informationsklass?

Undvik att använda program som tvingar dig att ta risker med data och de uppgifter som dessa innehåller. Hör av dig till universitetets IT-avdelning om du känner dig osäker.