Hantera databeskrivningar i DORIS

På den här sidan hittar du information om de funktioner som finns för att hantera databeskrivningar i DORIS. Du får även tillgång till ytterligare information och stöd gällande hur du granskar data, metadata, filformat och dokumentation. 

• Inkomna databeskrivningar 
• Skicka tillbaka för komplettering
• Skicka vidare till SND och publicera databeskrivning
• Fördröj publicering av data (sluten referentgranskning/closed review)
• Arbetsflödet för en databeskrivning

Inkomna databeskrivningar

När du loggar in i DORIS kommer du till en lista över de databeskrivningar som skapats av medarbetare i din organisation. Denna sida nås via fliken Databeskrivningar högst uppe i menyn. Information om hur du växlar mellan olika vyer i DORIS hittar du på sidan Introduktion till DORIS för forskningsdatastöd.

Sidan visar automatiskt de senaste inkomna databeskrivningarna som saknar tilldelad granskare. Till höger om listan finns tre filter för att snabbt sortera bland databeskrivningarna: Alla, Mina granskningar, Ej tilldelade.

Under snabbfiltren kan du välja fritt hur du vill sortera listan över databeskrivningar. Du kan också använda sökfunktionen för att söka efter till exempel titel eller ägare, eller sortera listan efter titel, status, senast ändrad och ansvarig genom att klicka på kolumnrubrikerna. 

Tilldela granskare 

För att utse en ansvarig granskare klickar du på symbolen för Tilldela granskare i kolumnen Åtgärder i listan över databeskrivningar. Du kan också tilldela en granskare när du är inne i en databeskrivning genom att klicka på Aktiviteter och inställningar och välja Ansvarig granskare. Du kan tilldela databeskrivningen till dig själv eller till en annan medarbetare. Om du tilldelar en databeskrivning till en annan medarbetare kan du välja om DORIS ska meddela detta via e-post.

Granska data, metadata och dokumentation

För att påbörja en granskning av en databeskrivning i DORIS klickar du på titeln på datasetet. Formuläret öppnas då i samma fönster som du är i. Till vänster i fönstret finns menyn Avsnitt som är en förteckning över de olika avsnitten i databeskrivningen. När du klickar på en avsnittsrubrik syns innehållet i mitten av formuläret. När du öppnar databeskrivningen kommer du automatiskt till avsnitt 1. Filer och åtkomst.

Menyfältet Aktiviteter och inställningar är en snabbingång till olika aktiviteter, som Aktivitetslogg, Anteckningar, Meddelanden och Ansvarig granskare. 

Till höger i fönstret finns ingångar för övergripande åtgärder för datasetet: Spara, Förhandsgranska, Ändra status och Ta bort. Under dem finns två extra åtgärder: Kopiera databeskrivning och Ladda ner avtal. 

Observera att vissa av dessa ingångar och åtgärder endast är synliga för granskare och för SND. Behöver du stöd när du granskar är du alltid välkommen att kontakta SND-kontoret på snd@snd.se. 

Åtkomst till filer 

Data- och dokumentationsfiler som är uppladdade till SND CARE kan laddas ner från DORIS för kontroll via funktionen Ladda ner uppladdade filer under avsnitt 1. Filer och åtkomst. 

Det är i nuläget möjligt att ladda upp datamaterial i storlekar på upp till 2 GB per fil i formuläret. Större filer laddas upp till SND CARE via ett SFTP-konto. Om en forskare behöver hjälp med ett SFTP-konto kan du eller de kontakta incoming@snd.se. Om den totala lagringen av data för en organisation överskrider 1 TB kan SND i framtiden komma att ta ut en avgift för lagringen.

Om data lagras lokalt gäller era egna rutiner för åtkomst.  

Reserverad DOI 

I samband med att en databeskrivning skapas i formuläret genereras en reserverad DOI för datasetet (se Avsnitt 1. Filer och åtkomst). Den reserverade DOI:n är synlig både för forskaren och dig som granskare. 

Om du har kontakt med forskaren om den reserverade DOI:n, kom ihåg att informera om den inte blir aktiv – det vill säga inte leder till någon landningssida – förrän datasetet är publicerat på Researchdata.se. Om forskaren behöver kunna lämna en länk till datasetet före publicering, till exempel till en tidskrift, kan du använda länken till förhandsvisningen av den kommande katalogposten. Du når förhandsvisningen av katalogposten genom att klicka på Förhandsgranska.

Du hittar mer information om sluten referentgranskning (closed review) längre ner på denna sida.

Skicka tillbaka för komplettering

Om du tycker att det saknas något i databeskrivningen kan du begära en komplettering från forskaren. Det gör du genom att klicka på Ändra status och markera Under komplettering av överlämnare. I samband med statusändringen lämnar du ett meddelande till forskaren om vad som behöver förbättras eller läggas till. Även om du har haft en del kommunikation med forskaren sedan tidigare, via exempelvis e-post, kan det vara bra att kortfattat sammanfatta kompletteringsbehovet en gång till, för att all information ska noteras i DORIS. Du kan också redogöra för det i Anteckningar, under Aktiviteter och inställningar, så att en medarbetare i framtiden kan följa vad som hänt i ärendet.

Tänk på att forskaren i sin vy av aktivitetsloggen inte ser kommentarer om statusändringar eller kommunikation mellan en granskare och SND. Om granskaren eller SND skickar en begäran om komplettering till forskaren måste därför information i den interna kommunikationen mellan granskare och SND anges på nytt i det meddelande som skickas. Detta gör du när du byter status, på det sätt som beskrivs ovan.

Skicka vidare till SND och publicera databeskrivningen

I dagsläget är det bara personal på SND-kontoret som kan publicera dataset på Researchdata.se. När en granskare är färdig med granskningen av en databeskrivning skickas den därför vidare till SND för publicering. Detta gäller även om data ska göras tillgängliga för sluten referentgranskning (se nedan).

För att skicka vidare en databeskrivning ändrar du dess status till Under granskning av SND. Du kan i samband med detta också lämna ett meddelande, exempelvis om det har varit något särskilt under granskningen som är nämnvärt eller om det fortfarande finns frågetecken som du vill få hjälp med. Statusändringar mellan SND och granskare syns inte för forskaren, utan forskaren ser bara att databeskrivningen är Under granskning.  

Beroende på vad er organisation har för lösning för lagring av data finns det två olika scenarion för SND:s inblandning i granskningsprocessen: 

1. För dataset som lagras hos SND CARE måste SND vara en del av granskningsprocessen. När du är färdig med granskningen skickas därför databeskrivningen vidare till SND för en slutlig kontroll innan datasetet kan publiceras. Om SND:s granskare anser att det saknas något i databeskrivningen kommer beskrivningen skickas tillbaka för komplettering. Du kan då i din tur skicka tillbaka den till forskaren om det behövs. 

2. För dataset som lagras lokalt behöver SND inte vara en del av granskningsprocessen. När du är färdig med granskningen skickas databeskrivningen vidare till SND som publicerar den direkt. Kontakta SND-kontoret på snd@snd.se om ni vill hantera granskning på egen hand.

Kryssrutor för Försäkran och Kontroll 

I DORIS behöver ansvarig forskare intyga att de data som delas inte innehåller uppgifter vars spridning eller tillgängliggörande bryter mot några lagar eller strider mot ingångna avtal. I de fall data ska vara direkt nedladdningsbara behöver forskaren även försäkra att data får delas utan restriktioner.

Granskare inom forskningsdatastödet eller på SND ska vid avslutad granskning bekräfta att forskarens försäkran blivit kontrollerad. Kontrollerna innebär i praktiken att du som granskare gör vad du kan för att säkerställa lagenlighet enligt de rutiner som finns inom din organisation. Som granskare kan det vara svårt att veta vad som gäller för olika typer av data eller forskning, så vid osäkerhet är det viktigt att föra en dialog både med forskaren och med andra kollegor, exempelvis organisationens dataskyddsombud. Genom att ställa frågor till forskaren om materialet eller projektet brukar det gå att komma fram till hur data bör hanteras. SND rekommenderar att vid osäkerhet utgå från försiktighetsprincipen, vilket till exempel kan innebära att data delas med begränsad åtkomst. 

Både forskarens försäkran och markeringarna från granskare vid en enhet för forskningsdatastöd eller på SND sparas i aktivitetsloggen i DORIS. 

Fördröj publicering av data (sluten referentgranskning/closed review)

Vissa tidskrifter kräver att data finns åtkomliga medan en artikel granskas inför publicering. I DORIS finns stöd för det genom att forskaren markerar ”Fördröj publicering av data (slutlig referentgranskning/closed review)” under avsnitt 1. Filer och åtkomst. När denna ruta är markerad väntar SND med att publicera databeskrivningen på Researchdata.se tills forskaren meddelar oss att artikelgranskningen är klar. 

Databeskrivningen granskas som vanligt av er i forskningsdatastödet för att säkerställa att tidskriften bedömer den version av datasetet som kommer publiceras och inte en preliminär version som senare kan kräva omfattande revideringar. När granskningen är klar och eventuella kompletteringar har gjorts av forskaren kan du som granskare ge forskaren förhandsgranskningslänken som kan delas vidare till tidskriften. 

När forskare refererar till datasetet under sluten referentgranskning ska de använda den DOI som reserverats och som finns i samma avsnitt i DORIS. Den reserverade DOI:n kommer dock inte att bli aktiv, det vill säga leda till datasetets landningssida, förrän datasetet har publicerats på Researchdata.se.

Forskare kan be om en förhandsgranskningslänk att använda för granskningsändamål. Den kan inkluderas i artikelns Data Availability Statement, men det bör noteras att den endast är avsedd för redaktörer och granskare. Länken ska därför raderas när de slutliga revisionerna lämnas in.

Mer information om hur man kan formulera ett Data Availability Statement finns i snabbguiden för datadelning på Researchdata.se.

Data som är under sluten referentgranskning är endast tillgängliga via länken för förhandsgranskning och är inte sökbara i forskningsdatakatalogen. Det är därför viktigt att forskaren återkopplar när det är dags att publicera data – SND har inga automatiska kontroller för detta.

När datasetet sedan publiceras aktiveras den DOI som varit reserverad för datasetet och blir permanent länk för åtkomst till datasetet. 

Om datasetet ska publiceras före artikeln rekommenderar vi att citera den kommande artikeln så väl det går följt av tillägget ”under review”, för att senare uppdatera databeskrivningen med artikelns fulla referens, inklusive DOI, så snart den har publicerats.

Arbetsflödet för en databeskrivning

En databeskrivning i DORIS går genom ett arbetsflöde med tre roller: forskare, DAU och SND. Nedan visualiseras arbetsflödet för en databeskrivning genom de olika statusar en databeskrivning kan ha, och vad respektive roll kan göra, i DORIS. 

Följande gäller oavsett vilken status en databeskrivning har:

• Det är endast den roll som har en aktiv status i det aktuella steget i arbetsflödet som kan redigera en databeskrivning. Övriga roller har läsrättigheter.
• Det är inte möjligt för flera personer att samtidigt redigera en databeskrivning. När databeskrivningen öppnas av en person blir den låst för redigering för andra.
• Forskare och granskare kan skicka meddelanden till varandra om databeskrivningen oavsett vilken status den för tillfället har.
• När statusen för en databeskrivning ändras så att du får redigeringsrättigheter får du information om detta via e-post. 

 

Mer information om arbetsflödet, de olika statusar en databeskrivning kan ha och ytterligare funktioner och verktyg i DORIS hittar du på sidan Arbetsflödet i DORIS som riktar sig till forskare.