Hantera databeskrivningar i DORIS

På den här sidan hittar du information om de funktioner som finns för att hantera databeskrivningar i DORIS. Du får även tillgång till ytterligare information och stöd gällande hur du granskar data, metadata, filformat och dokumentation. Mer utförlig information finns i dokumentet Manual för att hantera databeskrivningar i DORIS: Beskrivningar av roller, statusar och funktioner.

• Inkomna databeskrivningar 
• Skicka tillbaka för komplettering
• Skicka vidare till SND och publicera databeskrivning
• Sluten referentgranskning

Inkomna databeskrivningar

När du loggar in i DORIS kommer du till en lista över de databeskrivningar som skapats av medarbetare i din organisation. Denna sida nås via fliken Databeskrivningar högst uppe i menyn. Information om hur du växlar mellan olika vyer i DORIS hittar du på sidan Introduktion till DORIS för forskningsdatastöd.

Sidan visar automatiskt de senast inkomna databeskrivningar som saknar tilldelad granskare. Till höger om listan finns tre filter för att snabbt sortera bland databeskrivningarna: Visa alla databeskrivningar, Visa mina granskningar, Visa inkomna databeskrivningar.

Under snabbfiltren kan du välja fritt hur du vill sortera listan över databeskrivningar. Du kan också använda sökfunktionen för att söka efter till exempel titel eller ägare, eller sortera listan efter titel, status, senast ändrad och ansvarig genom att klicka på kolumnrubrikerna. 

Tilldela granskare 

För att utse en ansvarig granskare klickar du på symbolen för Tilldela granskare i kolumnen Åtgärder i listan över databeskrivningar. Du kan också tilldela en granskare när du är inne i en databeskrivning genom att klicka på Aktiviteter och inställningar och välja Ansvarig granskare. Du kan tilldela databeskrivningen till dig själv eller till en annan medarbetare. Om du tilldelar en databeskrivning till en annan medarbetare kan du välja om DORIS ska meddela detta via e-post.

Granska data, metadata och dokumentation

För att påbörja en granskning av en databeskrivning i DORIS klickar du på titeln på datasetet. Formuläret öppnas då i samma fönster som du är i. Till vänster i fönstret finns menyn Avsnitt som är en förteckning över de olika avsnitten i databeskrivningen. När du klickar på en avsnittsrubrik syns innehållet i mitten av formuläret. När du öppnar databeskrivningen kommer du automatiskt till avsnitt 1. Filer och åtkomst.

Menyfältet Aktiviteter och inställningar är en snabbingång till olika aktiviteter, som Aktivitetslogg, Anteckningar, Meddelanden och Tilldela granskare. 

Till höger i fönstret finns ingångar för övergripande åtgärder för datasetet: Spara, Se katalogpost, Ändra status och Ta bort databeskrivning. Under den finns två extra åtgärder [Helena: Kolla med Elin vad "den" syftar på], Kopiera databeskrivning och Ladda ner avtal. 

Observera att vissa av dessa ingångar och åtgärder är synliga endast för granskare och för SND. Behöver du stöd när du granskar är du alltid välkommen att kontakta SND-kontoret. 

Åtkomst till filer 

Data- och dokumentationsfiler som är uppladdade till SND CARE kan laddas ner från DORIS för kontroll via funktionen Ladda ner uppladdade filer under avsnitt 1. Filer och åtkomst. 

Det är i nuläget möjligt att ladda upp datamaterial i storlekar på upp till 2 GB per fil i formuläret. Större filer laddas upp till SND CARE via ett SFTP-konto. Om en forskare behöver hjälp med ett SFTP-konto kan du eller de kontakta incoming@snd.se. Om den totala lagringen av data för en organisation överskrider 1 TB kan SND i framtiden komma att ta ut en avgift för lagringen.

Om data lagras lokalt gäller era egna rutiner för åtkomst.  

Ge forskaren tillgång till en reserverad DOI 

Var uppmärksam på om forskaren behöver en DOI för datasetet redan innan det publiceras. Oftast anger forskaren detta i samband med att databeskrivningen skickas in för granskning.  

I samband med att en databeskrivning skapas i formuläret genereras en reserverad DOI för datasetet (se Avsnitt 1. Filer och åtkomst). DOI:en är inte synlig för forskaren utan syns enbart i granskningsvyn. När en forskare ber om DOI lämnar du ut det DOI-id som anges i databeskrivningen i formuläret.  

Kom ihåg att informera forskaren om att DOI:en inte blir aktiv, det vill säga den leder inte till någon landningssida, förrän datasetet är publicerat på Researchdata.se. Om forskaren behöver kunna lämna en länk till datasetet före publicering, till exempel till en tidskrift, kan du använda länken till förhandsvisningen av den kommande katalogposten. Du når förhandsvisningen av katalogposten genom att klicka på Se katalogpost.

Du hittar mer information om sluten referentgranskning längre ner på denna sida.

Skicka tillbaka för komplettering

Om du tycker att det saknas något i databeskrivningen kan du begära en komplettering från forskaren. Det gör du genom att klicka på Ändra status och markera Under komplettering av överlämnare. I samband med statusändringen lämnar du ett meddelande till forskaren om vad som behöver förbättras eller läggas till. Även om du har haft en del kommunikation med forskaren sedan tidigare, via exempelvis e-post, kan det vara bra att kortfattat sammanfatta kompletteringsbehovet en gång till, för att all information ska noteras i DORIS. Du kan också redogöra för det i Anteckningar, under Aktiviteter och inställningar, så att en medarbetare i framtiden kan följa vad som hänt i ärendet.

Tänk på att forskaren i sin vy av aktivitetsloggen inte ser kommentarer om statusändringar eller kommunikation mellan en granskare och SND. Om granskaren eller SND skickar en begäran om komplettering till forskaren måste därför information i den interna kommunikationen mellan granskare och SND anges på nytt i det meddelande som skickas. Detta gör du när du byter status, på det sätt som beskrivs ovan.

Skicka vidare till SND och publicera databeskrivningen

I dagsläget är det bara personal på SND-kontoret som kan publicera dataset på Researchdata.se. När en granskare är färdig med granskningen av en databeskrivning skickas den därför vidare till SND för publicering. Detta gäller även om data ska göras tillgängliga för sluten referentgranskning (se nedan).

För att skicka vidare en databeskrivning ändrar du dess status till Under granskning av SND. Du kan i samband med detta också lämna ett meddelande, exempelvis om det har varit något särskilt under granskningen som är nämnvärt eller om det fortfarande finns frågetecken som du vill få hjälp med. Statusändringar mellan SND och granskare syns inte för forskaren, utan forskaren ser bara att databeskrivningen är Under granskning.  

Beroende på vad er organisation har för lösning för lagring av data finns det två olika scenarion för SND:s inblandning i granskningsprocessen: 

1. För dataset som lagras hos SND CARE måste SND vara en del av granskningsprocessen. När du är färdig med granskningen skickas därför databeskrivningen vidare till SND för en slutlig koll innan datasetet kan publiceras. Om SND:s granskare anser att det saknas något i databeskrivningen kommer beskrivningen skickas tillbaka för komplettering. Du kan då i din tur skicka tillbaka den till forskaren om det behövs. 

2. För dataset som lagras lokalt behöver SND inte vara en del av granskningsprocessen. När du är färdig med granskningen skickas databeskrivningen vidare till SND som publicerar den direkt. Kontakta SND-kontoret om ni vill hantera granskning på egen hand.

Kryssrutor för Försäkran och Kontroll 

I DORIS behöver ansvarig forskare intyga att de data som delas inte innehåller uppgifter vars spridning eller tillgängliggörande bryter mot några lagar eller strider mot ingångna avtal. I de fall data ska vara direkt nedladdningsbara behöver forskaren även försäkra att data får delas utan restriktioner.

Granskare vid en enhet för forskningsdatastöd eller på SND ska vid avslutad granskning bekräfta att forskarens försäkran blivit kontrollerad. Kontrollerna innebär i praktiken att du som granskare gör vad du kan för att säkerställa lagenlighet enligt de rutiner som finns inom din organisation. Som granskare kan det vara svårt att veta vad som gäller för olika typer av data eller forskning, så vid osäkerhet är det viktigt att föra en dialog både med forskaren och med andra kollegor, exempelvis organisationens dataskyddsombud. Genom att ställa frågor till forskaren om materialet eller projektet brukar det gå att komma fram till hur data bör hanteras. SND rekommenderar att vid osäkerhet utgå ifrån försiktighetsprincipen, vilket till exempel kan innebära att data delas med begränsad åtkomst. 

Både forskarens försäkran och markeringarna från granskare vid en enhet för forskningsdatastöd eller på SND sparas i aktivitetsloggen i DORIS. 

Sluten referentgranskning

Vissa tidskrifter kräver att data finns åtkomliga under den tid en artikel granskas inför publicering. I DORIS finns stöd för sådan åtkomst genom att forskaren markerar ”Data ska göras tillgängliga för sluten referentgranskning (Closed Review)” under avsnitt 1. Filer och åtkomst. Rekommendationen är då att ange artikelns citering följt av tillägget “under review”, och att sedan uppdatera databeskrivningen med artikelns PID så snart det finns en sådan. 

Om data som hör till en artikel publiceras i samband med peer review av en artikel brukar syftet vara att resultaten i artikeln ska kunna verifieras och/eller replikeras. En granskare bör då säkerställa att metadata och/eller dokumentation länkar till de artiklar, källor eller information som en sekundäranvändare behöver för ett replikeringsförsök. Tänk på att den information som krävs för att replikera ett forskningsresultat kan vara uppdelad i flera dokument: metoden beskrivs oftast i en eller flera forskningsartiklar medan datasetets innehåll beskrivs i detalj i datasetets dokumentationsfiler. Se till att sekundära användare inte måste söka på internet för att hitta nödvändiga data, information eller verktyg. 

Data- och dokumentationsfiler som ska vara direkt nedladdningsbara i katalogposten finns åtkomliga via länken redan under referentgranskningen. Data med begränsad åtkomst delas efter en godkänd förfrågan via den tillfälliga länken.  

I vissa fall kan det behövas till exempel särskilda programvaror för att läsa ämnesspecifika filformat eller tillgång till data som tillgängliggörs av en tredje part och som inte ingår i datasetet. Om en särskild programvara eller kod hör till ett visst dataset bör dessa också granskas. SND har tagit fram stöd för granskning av kod kopplade till ett dataset.

Om forskare angett att det pågår en sluten referentgranskning väntar SND med att publicera databeskrivningen på Researchdata.se tills artikeln blivit godkänd för publicering. Genom att forskaren får en tillfällig länk till databeskrivningen blir det möjligt för forskaren att hänvisa tidskriften dit för åtkomst till data. Du hittar länken genom att klicka på Se katalogpost och därefter kopiera webbadressen till den förhandsgranskningssida som öppnas. Skicka denna länk till forskaren.

Data som är under sluten referentgranskning är endast tillgängliga via den tillfälliga länken och är inte sökbara i forskningsdatakatalogen. Det är därför viktigt att forskaren återkopplar när det är dags att publicera data – SND har inga automatiska kontroller för detta. 

När datasetet sedan publiceras ersätts den tillfälliga länken till katalogposten med en ny öppen länk. Samtidigt aktiveras den DOI som varit reserverad för datasetet och blir permanent länk för åtkomst till data.