Rutiner för SND CARE

Här beskrivs den arbetsgång som följer för förfrågningar om data som delas med begränsad åtkomst via DORIS och där forskningshuvudmannen (fortsättningsvis kallad huvudmannen) använder SND CARE för lagring och förmedling av data. I de fall data omfattar personuppgifter är SND personuppgiftsbiträde och hanterar inkomna förfrågningar i DORIS på uppdrag av ansvarig organisation.  

Arbetsgång

  1. Förfrågan om data inkommer till SND (via e-post till request@snd.se och i DORIS). 
  2. SND vidarebefordrar förfrågan till den e-postadress som huvudmannen angivit som systemadress för förfrågningar i DORIS. 
  3. Huvudmannen gör en prövning om data kan lämnas ut, i enlighet med lokala rutiner.1 SND tillhandahåller information om datasetet och data- eller dokumentationsfiler efter behov (kontakta SND via request@snd.se). 
  4. Huvudmannen meddelar SND via e-post (till request@snd.se) om data kan förmedlas till frågeställaren eller om utlämning nekas. 

    a) Om data kan förmedlas:

    SND förbereder filer för förmedling till frågeställaren och meddelar frågeställaren hur data kan laddas ner.

    b) Om data inte kan förmedlas: 

    Vid nekad utlämning ska huvudmannen ange skäl för nekande. Om utlämnandet nekas på grund av att data omfattas av sekretess ska huvudmannen ange vilken sekretessbestämmelse i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) som data bedöms omfattas av. Huvudmannen ska också ange kontaktuppgifter till vart frågeställaren kan vända sig för att få ett överklagbart beslut, samt eventuellt diarienummer hos huvudmannen. 

    Huvudmannen kan välja att kontakta frågeställaren direkt, i stället för att gå via SND. Om detta sker ska SND ändå informeras om att nekande har skett samt skäl för nekande, så att SND kan dokumentera och avsluta ärendet i DORIS.
     
  5. SND dokumenterar informationen från huvudmannen om prövningen (se punkt 4) i DORIS.