Offentlighet och sekretess

De allra flesta lärosäten i Sverige är statliga myndigheter och omfattas därför av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen gäller även för några av de lärosäten som inte är statliga myndigheter. Alla anställda måste därför känna till vad offentlighetsprincipen innebär och hur den påverkar forskningen.  

Offentlighetsprincipen 

Den svenska offentlighetsprincipen innebär att allmänhet och massmedia ska ha rätt till insyn i statens och kommunernas verksamhet. Offentlighetsprincipen är ett samlingsbegrepp för olika rättigheter som alla är reglerade i grundlag. Det innebär att de har ett extra starkt skydd och är svåra att inskränka.  

[Helena: Nedanstående rubrik och punktlista skulle kunna läggas i en separat ruta för att lätta upp och synliggöra]

Offentlighetsprincipen omfattar följande fri- och rättigheter:  

  • Handlingsoffentlighet: Vem som helst får läsa myndigheternas handlingar i den mån de inte omfattas av sekretess.
  • Yttrande- och meddelarfrihet: Offentligt anställda tjänstemän har normalt rätt att lämna uppgifter till tidningar, radio och tv för publicering eller att själva offentliggöra uppgifter.
  • Rätt att närvara vid domstolssammanträden.
  • Rätt att närvara vid sammanträden med beslutande politiska församlingar (till exempel Riksdagen, kommunfullmäktige, regionfullmäktige). 

Offentlighetsprincipen främjar ett fritt meningsutbyte och ger svenska medborgare möjlighet att få insyn i myndigheters verksamhet. Den öppenhet som offentlighetsprincipen innebär underlättar granskning av myndigheter, till exempel genom media, något som anses leda till en mer effektiv verksamhet som styrs mindre av ovidkommande hänsyn och med mindre korruption. 

Handlingsoffentlighet  

Handlingsoffentligheten är en del av offentlighetsprincipen och den svenska grundlagen och innebär att var och en har rätt att ta del av de allmänna handlingar som finns hos myndigheterna. På begäran ska en myndighet lämna ut allmänna handlingar. Alla handlingar hos en myndighet är dock inte allmänna och en allmän handling är inte alltid offentlig utan kan omfattas av sekretess. Handlingsoffentligheten regleras i tryckfrihetsförordningens (1949:105, TF) andra kapitel och vilka uppgifter som ska sekretessbeläggas regleras i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400, OSL).

Arkivlagen 

I arkivlagen (1990:782) anges vilka allmänna handlingar som ska bevaras och när gallring får ske. Myndigheter får till exempel inte gallra handlingar utan stöd i bestämmelserna om hur gallring får ske. Arkivregelverket ställer krav på myndigheter att bevara, hålla ordning på och vårda sina allmänna handlingar för att tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen och forskningens behov. Den insyn i myndigheternas arbete som offentlighetsprincipen innebär skulle sakna betydelse om det inte fanns några handlingar att begära ut. Arkivbestämmelserna är därför en viktig del av offentlighetsprincipen.

Allmänna handlingar 

För att förstå hur offentlighetsprincipen fungerar i forskningssammanhang är det viktigt att först reda ut vad som menas med en allmän handling.  

Med handling avses en ”framställning i skrift eller bild samt en upptagning som endast med tekniska hjälpmedel kan läsas eller avlyssnas eller uppfattas på annat sätt” (2 kap. 3 §, TF). En handling kan alltså vara en framställning i skrift – som man kan läsa direkt – eller en bild, eller en upptagning. En upptagning är något som man kan ta del av endast med hjälp av ett tekniskt hjälpmedel som exempelvis en ljudinspelning eller video.

Det här innebär att mycket forskningsmaterial är handlingar. Men det finns också en hel del forskningsmaterial som inte är handlingar. Ett exempel är så kallat humanmaterial, det vill säga blodprov eller andra fysiska prover från människokroppen. Blodprovet är inte en handling, däremot blir alla värden som resulterar ur mätningar eller analyser av blodprovet handlingar så fort de fästs vid en bärare, till exempel en pappersremsa ur en analysmaskin. På samma sätt blir mätvärden handlingar när de förs in i ett elektroniskt system.  

En handling kan i sig inte bli föremål för offentlighetsprincipen. För att man ska kunna begära ut en handling måste den vara en allmän handling.

En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och antingen är inkommen till eller upprättad hos myndigheten (2 kap. 4 §, 6–10 §§ TF).  

En inkommen handling (9 § TF) är en handling som antingen har skickats in till myndigheten av någon utomstående via brev eller e-post, eller som har kommit till myndigheten på annat sätt. Elektroniska dokument anses inkomna när de når tjänstemannens dator. Handlingen behöver inte vara registrerad eller diarieförd för att anses som inkommen. 

Med upprättad handling (10 § TF) menas att handlingen har expedierats vid myndigheten och att den därefter har skickats iväg utanför myndigheten eller på annat sätt förmedlats (till exempel lagts in i ett register eller på en webbplats), att ärendet som handlingen hör till har slutbehandlats eller att handlingen på annat sätt har justerats och färdigställts. En handling som inte är slutgiltigt färdigställd kan betraktas som ett arbetsmaterial och är ännu inte en allmän handling.

I tryckfrihetsförordningen finns flera regler för när en handling anses vara upprättad. Principen är att en handling blir allmän när den fått sin slutgiltiga form. För vissa handlingar gäller andra regler, men det här är det generella. 

Att en handling ”förvaras” hos en myndighet kan ha både en fysisk och en logisk innebörd. Handlingen kan fysiskt befinna sig i ett datasystem eller arkiv. Den kan även befinna sig logiskt hos myndigheten, genom att den finns fysiskt hos någon annan myndighet, men i ett datasystem som myndigheten har åtkomst till. Ett exempel är LADOK-systemet: Genom att lärosäte A har åtkomst till LADOK-handlingar i andra lärosätens datasystem, så befinner sig handlingarna logiskt sett även hos lärosäte A. Eftersom lärosäte A har tillgång till handlingarna anses de förvarade där och är alltså allmänna handlingar, vilket i sin tur innebär att allmänheten har rätt att ta del av dem, förutsatt att de inte omfattas av sekretess.

Forskningsmaterial som allmänna handlingar 

Forskning som bedrivs vid svenska universitet och högskolor utgör en del av myndighetens verksamhet och omfattas därför av offentlighetsprincipen. Alla forskningshandlingar blir därför som regel allmänna handlingar. Exakt när detta sker skiljer sig dock åt beroende på vad för slags forskningshandling det rör sig om. Enkäter som används för insamling av data får exempelvis status som allmän och upprättad handling i och med att enkäten är färdigställd att användas. När sedan enkäten fylls i av forskningspersonen eller respondenten blir svaren i den ifyllda enkäten en allmän och inkommen handling när den skickas tillbaka till forskaren eller matas in i ett elektroniskt formulär. Ett nedtecknat analysresultat från ett blodprov blir omedelbart en allmän handling. Fotografier eller ljud-/videoupptagningar som samlas in under ett projekts gång är att betrakta som färdigställda när de framkallats eller när upptagningen är avslutad. [Helena: Nuförtiden är ju de flesta fotografier digitala, de framkallas alltså inte. Vad gäller då för dessa?]

Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av allmänna handlingar i den mån de inte omfattas av sekretess. Den som begär ut en allmän handling som får lämnas ut ska genast eller så snart som möjligt få ta del av handlingen på stället så att den kan läsas eller lyssnas på. Vissa allmänna handlingar är direkt tillgängliga, med andra kan det krävas lite arbete innan handlingen kan lämnas ut. Detta kan till exempel innebära att handlingen måste tas fram ur ett arkiv eller sökas fram i en databas, eller att den måste behandlas för att skydda delar av innehållet som inte får lämnas ut. 

Att personen som begärt ut handlingen ska få tillgång till den på stället innebär att personen får möjlighet att läsa, lyssna till eller på annat sätt ta del av handlingen där den finns tillgänglig. Alternativt kan personen få en kopia, vilket i så fall också ska göras så snabbt som möjligt. I vissa fall kan myndigheten ta ut en fastställd avgift, se avgiftsförordningen (1992:191). 

Det är viktigt att tänka på att rätten att ta del av allmän handling i praktiken innebär att man har rätt att begära att få tillgång till en allmän handling. Det är inte så att myndigheter måste publicera alla sina allmänna handlingar på något tillgängligt ställe, exempelvis bibliotek eller internet. Det kan i vissa fall till och med vara olagligt, till exempel om materialet är skyddat av upphovsrätt.  

Handlingar som inte är allmänna behöver inte lämnas ut. Det gäller till exempel handlingar som inte förvaras hos myndigheten, personliga brev, anbud (som anses allmänna först vid den tidpunkt som har bestämts för öppnandet) och handlingar som bara förvaras som ett led i teknisk lagring eller som säkerhetskopior. Om handlingarna inte är upprättade, till exempel utkast och minnesanteckningar som tillhör ett ärende, eller är tidskrifter eller del av ett bibliotek, är de inte heller allmänna.  

Vid begäran om utlämnande av allmän handling bör man fundera på följande:  

  1. Är det en handling?  
  2. Är det en allmän handling?  
  3. Är handlingen offentlig eller hemlig, det vill säga finns det stöd i offentlighets- och sekretesslagen för att inte lämna ut handlingen? 

Sekretess

Även om offentlighetsprincipen är huvudregeln finns det undantag där allmänheten inte har rätt att ta del av vissa uppgifter. Det är endast i de fall som forskningsdata omfattas av sekretess i enlighet med någon regel i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400, OSL) som lärosätet kan neka ett utlämnande.  

Varje gång en handling begärs ut görs det sekretessprövning av utlämnandet och som forskare bör man ha en uppfattning om huruvida handlingen regleras av sekretess redan när den skapas, exempelvis när data hämtas in. Sekretessprövning innebär att man gör en bedömning av om någon sekretessbestämmelse i OSL är tillämplig för de uppgifter som begärs ut. Man kan också behöva avgöra om utlämnandet kan medföra någon skada eller men för en enskild individ. I dessa sammanhang avser skada ekonomisk skada och men avser olika typer av integritetskränkning, till exempel att någon utsätts för andras hån om dennes personliga förhållanden blir kända. Detta innebär att samma handling kan bedömas vara sekretessbelagd i en situation men inte i en annan, beroende på vem som begär ut handlingen. 

Vid en intresseavvägning mellan allmänhetens intresse av tillgång till en viss handling och den enskildes rätt till skydd för den personliga integriteten så måste skyddet för den personliga integriteten i vissa fall väga tyngre och uppgifter kan då komma att beläggas med sekretess.

Vad menas med sekretess?  

Med sekretess menas mer specifikt att det råder ”förbud att röja en uppgift, vare sig det sker muntligen, genom utlämnande av en allmän handling eller på något annat sätt” (3 kap. 1 § OSL). I forskningssammanhang är sekretessreglering centralt ur två aspekter, dels för forskares och allmänhetens möjligheter att få ta del av andra forskares forskningsdata, dels för forskarens förutsättningar att skydda de inhämtade uppgifterna. 

Det är bara när det finns stöd för sekretess i en sekretessregel i OSL som en allmän handling omfattas av sekretess och inte kan lämnas ut.

En forskare kan med andra ord inte utlova sekretess för uppgifter om det saknas lagstöd för detta. De uppgifter som kan bli föremål för sekretess finns angivna i OSL, till exempel: 

  • ”uppgift som rör en enskilds hälsa eller sexualliv, såsom uppgifter om sjukdomar, missbruk, sexuell läggning, könsbyte, sexualbrott eller annan liknande uppgift, om det måste antas att den enskilde eller någon närstående till denne kommer att lida betydande men om uppgiften röjs” (21 kap. § 1) 
  • ”uppgift som hänför sig till psykologisk undersökning som utförs för forskningsändamål, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den som uppgiften rör eller någon närstående till denne lider men” (24 kap. 1 §) 
  • ”uppgift om enskilds affärs- eller driftsförhållanden, uppfinningar eller forskningsresultat som har lämnats eller kommit fram vid sådan forskning som efter överenskommelse bedrivs i samverkan med enskild, om det måste antas att den enskilde har deltagit i samverkan under förutsättning att uppgifter inte röjs.” (24 kap. 5 §) 
  • ”inom hälso- och sjukvården för uppgift om en enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men” (25 kap. 1 §). 

Vid en begäran om att få ta del av allmän handling görs sekretessprövningen av den myndighet som förvarar handlingen. Om handlingen faller in under någon av sekretessbestämmelserna i OSL ska det prövas ifall handlingen kan lämnas ut eller inte. De delar av handlingen som inte täcks av sekretesslagen ska lämnas ut enligt samma procedur som beskrivs för allmänna handlingar.

Sekretessområden

En sekretessregel omfattar i allmänhet ett specifikt område. Det kallas för sekretessområde eller skyddsområde. Sekretessområdet kan vara hälso- och sjukvården, socialtjänsten, Migrationsverket eller ett lärosäte. Det innebär till exempel att lärosäten inte kan tillämpa Migrationsverkets sekretessregler eftersom man tillhör olika sekretessområden. På lärosätena tillämpas inte heller sjukvårdens sekretessregler, om det inte är så att man har fått data från sjukvården där sekretessen följer med. Så se upp med sekretessområdet. Det råder också sekretess mellan myndigheter, ibland även mellan olika grenar inom samma myndighet.

[BILD/GRAFIK. Bildtext: Offentlighets- och sekretesslagens uppbyggnad]

Det som skyddas i ett sekretessområde kallas för skyddsföremål eller skyddsobjekt, exempelvis patienter när det handlar om hälso- och sjukvårdssekretess.  

Sekretessförbehåll och överföring av sekretess reglerar båda vad som får göras med uppgifter som har lämnats ut. Förbehållet riktar sig mot en enskild person som har fått uppgifter som bedöms vara hemliga. Det kan ge myndigheten möjlighet att lämna ut uppgifter som regleras av sekretess genom att koppla vissa förbehåll till användningen. Till exempel kan myndigheten säga att uppgifterna inte får spridas vidare och publiceras eller att de bara får publiceras på ett sådant sätt att inga enskilda personer kan identifieras. Ett sekretessförbehåll är endast möjligt att besluta om gentemot en enskild person. En myndighet kan inte besluta om förbehåll inför utlämnande till en annan myndighet eftersom de utlämnade handlingarna blir inkomna till den myndighet som tar emot handlingarna. Handlingarna kan då begäras ut från den mottagande myndigheten som måste göra en egen sekretessprövning.  

Överföring av sekretess betyder att sekretessen följer med uppgifterna från en myndighet till en annan. Det innebär alltså att sjukvårdssekretess kan gälla på ett universitet om uppgifterna ursprungligen kommer från sjukvården, trots att sekretessområdet för sjukvårdssekretessen är hälso- och sjukvården och inte universitetet.

Olika former av sekretess 

Det finns tre olika former av sekretess: absolut sekretess, stark sekretess och svag sekretess. 

Absolut sekretess betyder att inga uppgifter får lämnas ut till andra än de anställda som behöver uppgifterna för att kunna utföra sitt arbete. Det görs inte någon menprövning eller skadeprövning. Det kan dock finnas sekretessbrytande bestämmelser som gör att uppgifterna ändå kan lämnas ut i vissa fall. 

Stark sekretess betyder att sekretesskydd gäller i första hand och att uppgiften endast får lämnas ut om det står klart att så kan ske utan att visst men eller viss skada uppkommer. Det innebär att man i princip ska kunna utesluta att skada eller men kommer att uppstå om uppgifterna lämnas ut.  

Svag sekretess betyder att offentlighet gäller i första hand och att uppgiften endast får sekretessbeläggas om det kan antas att visst men eller viss skada kan uppstå. Det innebär att man känner till en omständighet som tyder på att skada eller men kommer att uppstå om uppgifterna lämnas ut.