Datafiler

De material som delas via DORIS ska vara forskningsdata, det vill säga material som kan ligga till grund för en vetenskaplig analys.  

I dagsläget kan filer upp till 2 GB laddas upp direkt i DORIS. För större filer behöver överföringen ske via SFTP-server. Kontakta din lokala datastödsenhet eller SND på incoming@snd.se så hjälper vi till med detta.

En del lärosäten har efter överenskommelse med SND ett särskilt förfarande för datafiler som ska delas med begränsad åtkomst, detta då filerna ska lagras hos forskningshuvudmannen (lärosätet) men det saknas teknisk koppling mellan lagring och DORIS. Ta kontakt med stödfunktionen för forskningsdata vid ditt lärosäte för att få hjälp med hur du skickar de filer som ska delas.

Dokumentationsfil(er) 

Med dokumentationsfiler menas relevant dokumentation som gör att andra forskare kan förstå och återanvända data. Det kan till exempel handla om variabellistor, kodböcker, tekniska rapporter, information om hur data har bearbetats eller instruktioner till programvara som krävs för att hantera data. SND har inga specifika krav på hur dokumentationen ska se ut. Hur dokumentation är utformad och hur den benämns varierar mellan forskningsområden och inom discipliner. Relevant information kan också sammanfattas i en README-fil.

För att ett dataset ska godkännas för publicering behöver de obligatoriska fälten vara ifyllda. Obligatoriska fält är markerade med · och måste fyllas i före publicering. Det är möjligt att skicka in en databeskrivning för granskning även om det saknas information i något av de obligatoriska fälten, om du till exempel är osäker på hur något av dessa ska fyllas i. Vilka fält som är obligatoriska beror på vilken ämnesprofil som är vald.

Ej obligatoriska men för forskningsområdet viktiga metadatafält bör vara beskrivna i så stor utsträckning som möjligt. Tänk på att metadata och tillhörande dokumentation i så hög grad som möjligt bör gå att förstå för forskare även från andra ämnesområden.

Här kan du läsa mer om krav och rekommendationer för data och metadata.

Datagranskningen innebär inte en vetenskaplig bedömning av din forskning, utan fokus ligger på att öka tillgänglighet och återanvändbarhet för data.

Granskningen säkerställer bland annat att: 

• datafiler är i lämpliga format
• alla relevanta uppgifter i formuläret är ifyllda
• det finns tillräckligt med metadata för att data ska kunna återanvändas
• uppladdade dokument går att förstå.

Beroende på om du tillhör en organisation som har en lokal funktion för forskningsdatastöd som arbetar i DORIS granskas din databeskrivning antingen av anställda vid organisationen eller av SND. Under tiden som databeskrivningen granskas kan du som forskare inte redigera posten. Vill du ändra något kan du kontakta ansvarig granskare via meddelandefunktionen inne i DORIS.  

Om granskaren saknar information i databeskrivningen kommer hen skicka tillbaka databeskrivningen till dig med information om vad som bör kompletteras. Du kan då återigen redigera posten. När du har kompletterat databeskrivningen skickar du in för granskning på samma sätt som första gången.

Under rubriken Aktiviteter och inställningar går det att kommunicera kring databeskrivningen. Här går det att följa en aktivitetslogg över de olika stegen som genomgåtts i databeskrivningen, samt skicka meddelanden mellan forskare och granskare. 

Vissa tidskrifter kräver att data finns åtkomliga under granskningsprocessen av en artikel. I DORIS finns stöd för sådan åtkomst. När du beskriver data i DORIS finns möjlighet att kryssa i rutan Markera om data ska göras tillgängliga för sluten referentgranskning (Closed Review) vid en vetenskaplig tidskrift. Detta innebär att databeskrivningen publiceras först när du meddelar att artikeln blivit godkänd. Du får i sådana fall en tillfällig länk som du kan hänvisa till då tidskriften vill ha åtkomst till data. 

Data- och dokumentationsfiler som ska vara direkt nedladdningsbara i forskningsdatakatalogen på Researchdata.se finns åtkomliga via länken redan under referentgranskningen. Data med begränsad åtkomst delas efter att en förfrågan via den tillfälliga länken blivit godkänd. 

Data som är under sluten referentgranskning är tillgängliga enbart via den tillfälliga länken, och de är alltså inte är sökbara i forskningsdatakatalogen. De blir också svårare att hitta via sökmotorer som exempelvis Google. Det är därför viktigt att du hör av dig när det är dags att publicera data, efrersom SND har inte några automatiska kontroller för detta. 

När din artikel är godkänd eller publicerad är det dags för data att publiceras i forskningsdatakatalogen. Den tillfälliga länken till katalogposten ersätts då med en ny öppen länk. Samtidigt aktiveras den DOI som varit reserverad för ditt dataset och blir den permanenta länken för åtkomst till data.  

När du och granskaren är överens om att all nödvändig information om data finns angivna i databeskrivningen kan datasetet publiceras. Detta görs antingen av forskningsdatastödet på ditt lärosäte eller av SND och du får en bekräftelse via e-post när publiceringen är klar.

Den beständiga identifieraren (DOI) som varit reserverad under redigeringen blir nu aktiv och leder till datasetets katalogpost i Researchdata.se. 

Genom att klicka på knappen Redigera metadata blir formuläret redigeringsbart och metadata kan uppdateras. Det krävs ingen granskning för att publicera uppdateringarna. Ett e-postmeddelande informerar forskningsdatastödet vid ditt lärosäte och SND om att det har gjorts uppdateringar. 

När du redigerar metadata för en databeskrivning kan du inte ladda upp nya filer, utan för att kunna göra det behöver du skapa en ny version av datasetet.

Klicka på Skapa ny version. Utkastet för då får status Under redigering. Nya versioner genomgår samma arbetsflöde som helt nya databeskrivningar och granskas alltså före publicering, enligt stegen under punkt 3.1.