Granska data
Det är viktigt att forskningsdata som görs tillgängliga via DORIS kan förstås och återanvändas av andra. Data som förmedlas via DORIS genomgår därför en granskningsprocess i syfte att öka tillgängligheten och återanvändbarheten för datamaterialet.
Metadata och data som beskrivs i DORIS behöver granskas innan de kan publiceras. Granskningen görs i regel av forskningsdatastödet vid ansvarig organisation tillsammans med SND. Data som lagras hos SND CARE behöver alltid granskas av SND, medan data som lagras lokalt endast kan granskas av det lokala forskningsdatastödet.
Nedan följer en kortfattad översikt över vad du behöver kontrollera för att säkerställa att datafiler uppfyller minimikraven för SND:s katalog på Researchdata.se. Kraven beskrivs i sin helhet i dokumentet Krav och rekommendationer för data och metadata som beskrivs och delas via DORIS (Zenodo).
Information om att granska metadata och dokumentationsfiler finns på sidorna Granska metadata och Granska dokumentation.
Notera: Om forskaren har valt profilen Förenklad registrering ställer SND inga krav på granskning av databeskrivningen, förutom kontroll av att data görs tillgängliga med en åtkomstnivå som är lämplig för innehållet i datasetet.
Det material som ska tillgängliggöras och/eller beskrivas ska vara forskningsdata. Med forskningsdata avses här digitalt material som kan ligga till grund för en vetenskaplig analys oavsett forskningsområde. Även data som inte primärt har samlats in för forskning kan alltså delas via DORIS om materialet kan komma att användas för vetenskaplig analys, till exempel långsiktiga miljöövervakningsdata eller olika typer av myndighetsdata.
Kontroll av filer och leverans
- Viruskontroll: Levererade filer innehåller inte virus.
- Kontroll av läsbarhet: Levererade filer går att öppna och läsa.
- Kontroll av att leveransen är komplett: Leveransen innehåller alla data som är tänkta att förmedlas tillsammans med den dokumentation som behövs för att data ska kunna återanvändas.
- Kontroll av att filerna är i ett lämpligt format för återanvändning och tillgängliggörande. Filer som inte har lämpligt format kan vid behov kompletteras med filer som konverterats till ett format som lämpar sig bättre för delning och/eller långtidsbevarande.
Om materialet inte anses vara forskningsdata ska forskaren kontaktas och hänvisas till ett annat repositorium. Figurer och tabeller som innehåller kompletterande information för forskningsartiklar betraktas inte som forskningsdata i termer av kompletta dataset, eftersom kompletterande information, eller supplementary material, vanligen utgör enbart en del av de sammantagna data. I vissa fall består ett dataset enbart av ett par mindre kolumner och då är det bättre att synliggöra detta i en databeskrivning än att inte tillgängliggöra någonting alls.
Ladda ner data
Hur filerna nås beror på vilken lagringslösning din organisation använder gentemot DORIS.
Om lärosätet inte har en egen lärosätesspecifik lagring kopplad till DORIS lagras filerna tills vidare i SND:s repositorium, SND CARE, och du kan då ladda ner filerna direkt genom DORIS. Om data lagras lokalt gäller era egna rutiner för åtkomst.
Om filerna av någon anledning har laddats upp utanför DORIS med hjälp av SND, vilket kan vara fallet vid väldigt stora och komplexa dataset, finns det information om detta i Anteckningar i DORIS.
I de fall där det rör sig om större datamängder kan det behövas maskinell kontroll för att säkerställa att leveransen är komplett, och i sådana fall används verktyg som hanterar filkontrollsummor.
Observera att forskare som delat data i ett annat repositorium, en portal eller på en hemsida där data tilldelats en DOI inte ska ladda upp filerna igen i DORIS. Då skapar forskaren istället en databeskrivning som via en beständig identifierare, exempelvis en DOI, länkar vidare till publicerade data, och beskriver i DORIS endast datamaterialet med metadata som gör data sökbara på Researchdata.se. Din roll som granskare består då främst i att granska metadata.
Gör en viruskontroll
Använd ett antivirusprogram för att automatiskt söka igenom de filer som skickats in. Om du misstänker att några filer innehåller virus måste dessa filer tas bort eller ersättas, vilket görs i samråd med forskaren som skickat in dem.
Observera att många kombinationer av data och/eller programkod kan ge falska indikationer i antivirusprogram. Kontakta gärna din lokala IT-avdelning för att få hjälp med programvara för viruskontroll.
Filer hos SND CARE kontrolleras automatiskt för virus.
Kontrollera läsbarhet och filformat
Kontrollera data för att säkerställa att det går att förstå inskickade data och att de kan återanvändas. Varje datamaterial är unikt och bedömningen ser därför olika ut från fall till fall.
Finns alla nödvändiga filer?
Ibland kan det vara svårt att utifrån befintliga metadata i formuläret avgöra om alla nödvändiga filer har skickats in. Ett dataset kan innehålla flera datafiler och om det inte finns information om vad som ingår i datasetet vid överlämnandet behöver forskaren kontaktas för ett förtydligande om de olika datafilerna och tillhörande dokumentation.
Ofta lämnar forskare bara över en del av det datamaterial som produceras under ett forskningsprojekt. Så länge materialet går att återanvända kan du fortsätta processen med att publicera det och uppmuntra forskaren att publicera mer än vad som krävs av till exempel en tidskrift för att underlätta för sekundäranvändare och möjliggöra för nya forskningsfrågor. Har forskaren laddat upp alla data som hör till projektet/studien eller tänker forskaren ladda upp fler dataset i framtiden?
Är filerna i ett lämpligt format?
Om materialet innehåller väldigt många filer kan du göra ett urval, men se gärna till att öppna några filer av varje filtyp. Kontrollera också filformatet. Riksarkivet har på sin sida Elektroniska handlingar samlat information, rekommendationer och vägledningar om bland annat format för långsiktigt bevarande av olika typer av elektroniska handlingar.
Kontrollera också att filerna är rensade från ovidkommande information (till exempel formatering och exempelvariabler som inte används eller som saknar betydelse för forskningsresultatet). Exempel på sådan formatering är färgmarkeringar, formler, makron, infogat material som bilder eller textrutor i en Excelfil. Om markeringar behöver finnas kvar i datafilen, exempelvis färgmarkeringar i textdata, är det viktigt att det finns en förklaring till vad de har för funktion.
Hur ser strukturen för fil- och mappnamn och eventuell databas ut?
Förutom att filerna behöver kunna öppnas behöver man också kunna förstå vad filerna innehåller och enkelt kunna navigera i mappstrukturen eller databasen om en sådan finns. Filer och mappar bör vara namngivna på ett konsekvent och begripligt sätt. Detta är särskilt viktigt i omfattande datamaterial med många filer. Filnamn, innehåll och relationer mellan filer kan behöva förklaras i ett kompletterande textdokument.
Oftast brukar filnamnen vara de som forskaren har använt. Det man i allmänhet behöver kontrollera är att filnamnen är någorlunda självförklarande och att det finns en konsekvens i namngivningen. Det kan vara bra att tänka på att filnamnen syns i katalogposten.
Var varsam med att ändra i filnamn utan att stämma av med forskaren. Det kan finnas hänvisningar till filer i tillhörande dokumentation, i strukturerade metadata, samt inne i datafilerna. Notera också att programkod går sönder om relaterade datafilers filnamn ändras. Alla ändringar som görs bör därför stämmas av med forskaren och vid behov dokumenteras i Anteckningar i DORIS. OBS! Variabelnamn och liknande inne i datafiler bör absolut inte ändras om inte forskaren har varit delaktig i beslut om detta.
Finns det tillräckligt med metadata för att kunna publicera och återanvända materialet?
Minimikraven gällande metadata för publicering via DORIS uppfylls automatiskt om alla obligatoriska fält i databeskrivningen är ifyllda, men det är upp till dig som granskare att avgöra om det behövs mer metadata. Ibland kan du som granskare komplettera med metadata från tillhörande dokumentation, men kom ihåg att det som kan innebära en stor arbetsinsats för dig kanske inte är särskilt svårt eller tidskrävande för forskaren, eller vice versa.
Finns det tillräcklig dokumentation?
Vad som är tillräcklig dokumentation varierar från fall till fall och kan skilja sig åt mellan olika ämnesområden och typer av data. Dokumentationen är ofta nödvändig för att en sekundäranvändare ska kunna förstå forskningsmaterialet.