Arbetsflödet i DORIS

Arbetsflödet för databeskrivningar i DORIS omfattar rollerna forskare, DAU och SND. Med forskare menas här den person som skickar in databeskrivningen. Med DAU menas den lokala stödfunktionen för forskningsdata hos din organisation.

• Det är endast den roll som har en aktiv status i det aktuella steget i arbetsflödet som kan redigera en databeskrivning, övriga har läsrättigheter. 
• Det är inte möjligt för flera personer att samtidigt redigera en databeskrivning. När databeskrivningen öppnas av en person blir den låst för redigering av andra. 
• Det är möjligt att skicka meddelanden mellan forskare och granskare oavsett vilken status databeskrivningen för tillfället har. 
• När statusen förändras får du information om detta via e-post. 

Arbetsflöde för en databeskrivning

- Under redigering 

När en påbörjad databeskrivning sparas i DORIS blir den tillgänglig under Pågående databeskrivningar med status Under redigering. Du kan arbeta med databeskrivningen (redigera innehåll, lägga till och ta bort filer, dela den med kollegor och så vidare) fram till dess att den skickas in.  

Skicka in databeskrivningen för granskning genom att klicka på knappen Skicka in. I samband med det kan du även skicka med ett meddelande. Statusen ändras till Under granskning. En bekräftelse skickas automatiskt till dig via e-post. 

- Under granskning 

När databeskrivningen har skickats in får den statusen Under granskning. Om du då går in i databeskrivningen finns ett meddelande om att posten är låst för redigering. 

- Under komplettering

När en granskare ändrar status till Under komplettering får du en e-postavisering där det framgår att statusen har ändrats tillsammans med ett meddelande med information om vad som behöver kompletteras, om detta inte har diskuterats utanför DORIS.

Du kan nu öppna databeskrivningen och komplettera eller redigera metadata och filer. När du är färdig med kompletteringen och har sparat ändringarna skickar du in databeskrivningen på nytt genom Skicka in.

- Avvisad 

I sällsynta fall kan en inskickad databeskrivning behöva avvisas. När SND eller det lokala forskningsdatastödet ändrar status till Avvisad får du ett e-postmeddelande där det framgår att status har ändrats och ett eventuellt meddelande om varför den inskickade databeskrivningen har avvisats. Det går att kopiera metadata från en avvisad post för att skapa en ny databeskrivning. Eventuella uppladdade data- eller dokumentationsfiler sparas däremot inte.

- Publicerad 

När ett dataset publiceras får du ett e-postmeddelande om detta och en länk till posten i Researchdata.se. Efter att datasetet har publicerats kan du uppdatera metadata genom funktionen Redigera metadata. Om du däremot ska skapa en ny version av datasetet använder du funktionen Skapa ny version.

- Redigering av metadata 

Du kan uppdatera metadata för ett publicerat dataset genom att klicka på Redigera metadata i en databeskrivning. Fälten i formuläret blir redigeringsbara och ett nytt utkast sparas i listan över Pågående databeskrivningar. Du kan publicera ändringar av metadata direkt i Researchdata.se genom att klicka på Publicera.

- Avpublicerad 

Om du vill avpublicera en version av ett dataset behöver du kontakta den lokala stödfunktionen för forskningsdata eller SND. Du får sedan ett e-postmeddelande när datasetet har avpublicerats. Att avpublicera ett dataset som har tilldelats en DOI är generellt inte att rekommendera om det inte finns särskilda skäl. SND följer DataCites rekommendationer om avpublicering och sparar en så kallad gravstenssida med metadata om datasetet. Orsakerna till avpublicering bör finnas dokumenterade i DORIS. 

Det går att redigera metadata för ett avpublicerat dataset. Ett avpublicerat dataset kan också publiceras på nytt – kontakta forskningsdatastödet eller SND om du vill ha hjälp med detta. 

Funktioner och verktyg

För varje databeskrivning finns det ett antal tillgängliga funktioner när du är inne i databeskrivningen.

- Se katalogpost  

Ger en förhandsvisning av hur katalogposten kommer att se ut på Researchdata.se. Denna funktion går även att komma åt direkt från listan över databeskrivningar på förstasidan under kolumnen Åtgärder. 

- Ta bort databeskrivning 

Tar bort ej publicerade utkast för ett nytt dataset. Databeskrivningen försvinner från listningen.  

- Ta bort version  

Tar bort utkast för ej publicerade nya versioner av ett dataset. Databeskrivningen finns kvar med den senaste publicerade versionen i listningen.  

- Redigera metadata 

Formuläret blir redigeringsbart och metadata kan uppdateras. Det krävs ingen granskning för att publicera uppdateringarna. Ett e-postmeddelande informerar den lokala stödfunktionen för forskningsdata och SND om att det har gjorts uppdateringar.  

- Ångra ändringar 

Tar bort utkast för uppdatering av metadata. Databeskrivningen finns kvar med den senaste publicerade versionen i listningen.  

- Skapa ny version  

Funktionen skapar ett utkast för en ny version av ett dataset. Det krävs en ny version för att lägga till eller ändra filer som ingår i datasetet. Utkastet för ny version får status Under redigering. Nya versioner genomgår samma arbetsgång som helt nya databeskrivningar och granskas därmed före publicering.

- Kopiera databeskrivning 

Skapar en kopia av databeskrivningen. Metadata kopieras och läggs in i en ny databeskrivning som får namnet ”Kopia av ...”. Titel och innehåll kan sedan redigeras. Eventuella uppladdade filer kopieras inte. Den här funktionen finns under Extra åtgärder i databeskrivningen.