För att ett dataset ska godkännas för publicering behöver de obligatoriska fälten vara ifyllda. Obligatoriska fält är markerade med en röd punkt ·. Vilka fält som är obligatoriska beror på vilken ämnesprofil du har valt. Du kan skicka in en databeskrivning för granskning även om det saknas information i något av de obligatoriska fälten, till exempel om du är osäker på hur något av dessa ska fyllas i.

Metadatafält som inte är obligatoriska men som kan vara viktiga för forskningsområdet bör vara beskrivna med så utförlig information som möjligt. Tänk på att metadata och tillhörande dokumentation ska kunna förstås även av forskare från andra ämnesområden.

Läs mer om SND:s krav och rekommendationer för data och metadata i dokumentet Krav och rekommendationer för data och metadata som beskrivs och delas via DORIS.

I avsnitt 2. Filer laddar du upp de filer som hör till datasetet. De material som delas via DORIS ska vara forskningsdata, det vill säga data som genererats eller samlats in genom forskning eller material som kan ligga till grund för en vetenskaplig analys. 

Det går att dela både öppet tillgängliga filer och filer med begränsad åtkomst i ett och samma dataset i DORIS. Enligt Vetenskapsrådets rekommendationer bör forskningsdata göras tillgängliga så öppet som möjligt och så begränsat som nödvändigt, inom ramarna för gällande lagstiftning. Det innebär att skyddsvärda data ska delas med begränsad åtkomst men att alla andra data och tillhörande dokumentation i största möjliga mån bör delas öppet.  

Datafiler

Du kan ladda upp maximalt 500 filer per åtkomstnivå. Om du har fler filer kan du komprimera dem till en zip-fil. Överstiger det totala filpaketet 50 GB ska du kontakta ditt lokala forskningsdatastöd eller SND på incoming@snd.se för vägledning.

Dokumentationsfil(er) 

Filer som innehåller dokumentation av datamaterialet bör i möjligaste mån göras öppet tillgängliga även om datafilerna behöver ha begränsad åtkomst. Relevant dokumentation gör att andra forskare kan förstå och återanvända data. Det kan till exempel handla om intervjuguider, variabellistor, kodböcker, kodscheman eller tekniska rapporter. Även information om hur data har bearbetats eller instruktioner till programvara som krävs för att hantera data kan vara viktig att inkludera för att underlätta förståelsen av data. 

SND har inga specifika krav på hur dokumentationen ska se ut. Hur dokumentation är utformad och vad man kallar den varierar mellan forskningsområden och inom discipliner. Relevant information kan också sammanfattas i en README-fil. Ett exempel på hur en sådan README-fil kan se ut finns i den README-mall som SND har tagit fram.

Lagring av uppladdade filer

Filer som laddas upp till DORIS lagras som standard hos SND CARE. En del organisationer har lokal lagring integrerad med DORIS och då hamnar uppladdade filer direkt på den lokala ytan. 

En del organisationer har efter överenskommelse med SND ett särskilt förfarande för datafiler som ska delas med begränsad åtkomst, där filerna lagras hos forskningshuvudmannen (organisationen) men det saknas teknisk koppling mellan lagring och DORIS. Då ska istället information om filerna läggas in i DORIS. Den kan anges manuellt eller genom automatisk inläsning av filinformationen för filer du laddar upp genom att dra och släppa dem på uppladdningsytan. 

Ta kontakt med stödfunktionen för forskningsdata vid ditt lärosäte för att få hjälp med hur du laddar upp filer till DORIS så att de hamnar på rätt lagringsyta.

Du kan bjuda in ytterligare personer att redigera databeskrivningen. Detta gör du genom att ange deras e-postadresser i menyn Aktiviteter och inställningar > Redigerare till vänster inne i databeskrivningen, så får de en inbjudan via e-post. Notera att det inte är möjligt för flera personer att samtidigt redigera en databeskrivning. När databeskrivningen öppnas av en person blir den låst för redigering av andra.  

En redigerare kan

• redigera och lägga till metadata
• ladda upp data- och dokumentationsfiler
• läsa meddelanden som har skickats i DORIS.

Endast ägaren kan

• Skicka in en databeskrivning för granskning
• Öppna ett publicerat dataset för att uppdatera metadata
• Publicera uppdateringar av metadata för ett publicerat dataset
• Skapa en ny version av ett dataset
• Lägga till redigerare
• Skicka meddelanden i DORIS.

Om du behöver byta ägare för en databeskrivning kan vi på SND hjälpa dig med det. Skicka ett e-postmeddelande med vilken databeskrivning det gäller och den nya ägarens e-postadress till snd@snd.se. Den nya ägaren måste ha loggat in på DORIS minst en gång så att e-postadressen finns registrerad i systemet.

Är du osäker på hur du ska fylla i databeskrivningen eller vill ställa någon annan fråga angående ditt dataset, kan du skicka meddelanden till din lokala stödfunktion för forskningsdata och/eller SND direkt inne i din databeskrivning. Detta gör du under Aktiviteter och inställningar > Meddelanden.

Granskningen av databeskrivningen innebär inte en vetenskaplig bedömning av din forskning, utan fokus ligger på att öka tillgängligheten och återanvändbarheten för data.

Vid granskningen kontrolleras bland annat att 

• datafiler är i lämpliga format
• alla relevanta uppgifter i formuläret är ifyllda
• det finns tillräckligt med metadata för att data ska kunna återanvändas
• uppladdade dokument går att förstå.

Beroende på om du tillhör en organisation som har en lokal funktion för forskningsdatastöd som arbetar i DORIS granskas din databeskrivning antingen av anställda inom forskningsdatastödet eller av SND. Under tiden som databeskrivningen granskas kan du som forskare inte redigera posten. Vill du ändra något kan du kontakta ansvarig granskare via meddelandefunktionen inne i DORIS. 

Om granskaren saknar någon information i databeskrivningen kommer hen skicka tillbaka databeskrivningen till dig med information om vad som bör kompletteras. Du kan då återigen redigera posten. När du har kompletterat databeskrivningen skickar du in den för granskning på samma sätt som första gången.

Under Aktiviteter och inställningar kan forskare och granskare kommunicera kring databeskrivningen. Här går det också att följa en aktivitetslogg över de olika stegen som databeskrivningen gått igenom och skicka meddelanden mellan forskare och granskare. 

Om du vill att ett dataset ska publiceras först efter att en tillhörande artikel har granskats och godkänts kan du markera rutan ”Fördröj publicering av data (sluten referentgranskning/closed review)” i avsnitt 1. Åtkomst och begränsningar i DORIS. Detta innebär att databeskrivningen inte publiceras på Researchdata.se förrän du som forskare meddelar att artikeln är granskad. 

När du refererar till datasetet, använd den DOI som har reserverats och som finns i samma avsnitt i DORIS. Den reserverade DOI:n kommer dock inte att bli aktiv, det vill säga leda till datasetets landningssida, förrän datasetet är publicerat på Researchdata.se. 

Du kan be om en förhandsgranskningslänk att använda för granskningsändamål. Observera dock att denna länk inte innebär en anonym vy av datasetet. Kräver en tidskrift så kallad dubbel-anonym granskning, kontakta SND på incoming@snd.se. 

Om du inkluderar förhandsgranskningslänken i artikelns Data Availability Statement, tänk på att den endast är avsedd för redaktörer och granskare och därför behöver ersättas med rätt DOI när de slutliga revisionerna lämnas in.

Läs mer om du kan formulera ett Data Availability Statement i snabbguiden för datadelning på Researchdata.se.

Kom ihåg att du alltid ska skicka in datasetet för granskning även om du har den reserverade DOI:n för datasetet. Detta säkerställer att tidskriftens granskare bedömer den version av datasetet som kommer publiceras och inte en preliminär version som senare kan kräva omfattande revideringar efter granskningen är genomförd.

Dataset som är under sluten referentgranskning är inte sökbara på Researchdata.se. De blir också svårare att hitta via sökmotorer som exempelvis Google. 

Fram till att datasetet publiceras kan du uppdatera metadata och filer utan att det skapas en ny DOI. Om filerna uppdateras efter publicering skapas en ny version av datasetet tillsammans med en ny DOI.

När din artikel är godkänd eller publicerad ska även data publiceras. Datasetets DOI aktiveras och blir den permanenta länken för åtkomst till data. Det är viktigt att du meddelar när det är dags att publicera databeskrivningen – SND har inga automatiska kontroller av detta.

När du och granskaren är överens om att all nödvändig information om data finns angiven i databeskrivningen kan datasetet publiceras. Detta görs antingen av forskningsdatastödet på ditt lärosäte eller av SND och du får en bekräftelse via e-post när publiceringen är klar.

Den DOI som varit reserverad under redigeringen blir nu aktiv och leder till datasetets katalogpost på Researchdata.se. 

Klicka på knappen Redigera metadata för att öppna formuläret för redigering och uppdatera metadata. Det krävs ingen granskning för att publicera uppdateringarna. Det krävs ingen ny granskning för att publicera ändringarna. För att kunna följa de ändringar som gjorts rekommenderar vi att du i samband med publiceringen lämnar en kommentar om vilka ändringar du gjort.

När du redigerar metadata för en databeskrivning kan du inte ladda upp nya filer, utan för att kunna göra det behöver du skapa en ny version av datasetet.

Klicka på Skapa ny version. Då öppnas ett utkast till en ny version av databeskrivningen som får statusen Under redigering. Nya versioner genomgår samma arbetsflöde som helt nya databeskrivningar och granskas alltså före publicering enligt stegen under punkt 3.1.

Om du vill kopiera över filer från den föregående versionen av datasetet klickar du på Importera från tidigare version. Du kan ta bort eller ladda upp nya filer inom ett filträd, men inte redigera fil- eller mappnamn.