Granska metadata

I DORIS finns en miniminivå av metadataelement som krävs för att en databeskrivning ska publiceras. Syftet är att säkerställa att forskningsdata som publiceras har tillräcklig mängd metadata för att forskningsdata ska gå att hitta, vara tillgängliga och åtkomliga, samt att vidare spridning av metadata ska vara möjlig. Att följa kraven på miniminivå för metadata är ett viktigt steg i arbetet med att uppfylla FAIR-principerna.

Fält i DORIS som är markerade med en orangeröd punkt · är obligatoriska och måste vara ifyllda innan en databeskrivning kan publiceras. Vilka fält som är obligatoriska varierar beroende på vilken ämnesprofil som har valts. Vissa fält är obligatoriska för alla profiler. Ej obligatoriska metadatafält bör vara ifyllda i så stor utsträckning som möjligt.

Obligatoriska metadatafält kan anges på svenska eller engelska, men vi rekommenderar att informationen finns på båda språken så långt det är möjligt. Fältet Beskrivning ska alltid anges på båda språken. Översättningen behöver inte vara exakt, men likvärdig information bör finnas med. Vid längre texter kan en hänvisning till katalogposten för det andra språket vara aktuell, men det är bättre att lämna fältet tomt än att enbart skriva en hänvisning eftersom tomma fritextfält automatiskt fylls på med information från det andra språket i katalogposten.

I fält där man väljer en term från en kontrollerad lista sker en automatisk översättning.

Forskare kan skicka in en databeskrivning även om det saknas information i obligatoriska fält. I sådana fall behöver en granskare hjälpa till att ange den saknade informationen. Det är möjligt att publicera en databeskrivning även om det saknas obligatorisk information, men detta är inte att rekommendera. Sådan publicering kan användas i speciella fall, till exempel när kravet om PID kan frångås (se exempel under rubriken ”Vad gäller för databeskrivningar som enbart delar metadata?” nedan). Det bör då göras en anteckning i DORIS om varför obligatorisk information saknas.

Bra metadata kräver en blandning av generell information och information på detaljnivå. Fältet Beskrivning är centralt. Beskrivningen ska förklara datas sammanhang och vad det är för typ av data på ett sätt som är begripligt även för forskare från andra ämnesområden. Men beskrivningen ska också innehålla tillräckligt med detaljer för att potentiella återanvändare ska kunna göra en snabb bedömning av om datasetet är intressant och relevant att undersöka vidare. Andra metadatafält, exempelvis de i avsnittet Insamling och metod, riktas mot en snävare målgrupp.

Vissa metadatafält innehåller länkar till externa källor, till exempel publikationer, webbplatser eller relaterade resurser. Dessa länkar ska så långt som möjligt vara beständiga identifierare, som en DOI, handle eller URN. Om det inte finns några beständiga identifierare kan en vanlig URL ofta användas, men eftersom en URL inte har samma garanti för långsiktighet kan sådana behöva kontrolleras då och då.

Kontrollera att metadata är rimliga och användbara, att inga fält har meningslösa värden och att det inte finns några stavfel.

DORIS kan användas för att dela metadata för dataset som redan har publicerats någon annanstans. Det görs genom att kryssa i rutan Data publicerade på annan plats (endast metadata i DORIS). När endast metadata delas är det bara metadata som kan granskas, inte det länkade datamaterialet. Om data inte kan delas öppet kan man inte heller kontrollera metadata mot själva datasetet eller datafilerna. Det innebär att du behöver förlita dig på att informationen från överlämnaren är korrekt och fullständig.

Tips! När du granskar databeskrivningar som enbart delar metadata är det god praxis att kontrollera att den angivna länken leder till rätt datakälla och att säkerställa att de uppgifter om skapare, titel och publiceringsår som lagts in i DORIS överensstämmer med den externa databeskrivningen (om den innehåller sådana metadata).

Observera att detta fält inte ska användas för att indikera att data inte kan delas öppet; detta anges i stället i fältet Åtkomstnivå för filer.

Databeskrivningar som enbart innehåller metadata tilldelas ingen DOI i DORIS eftersom databeskrivningen inte innehåller något dataset. Det är i stället obligatoriskt att ange en redan existerande beständig identifierare (PID) för datasetet i DORIS, i enlighet med SND:s policy för beständiga identifierare på dataset (Zenodo). Undantag från kravet på PID kan göras i de fall databeskrivningen beskriver och länkar till resurssamlingar (databaser, kataloger eller portaler) som i sig innehåller flera datamängder.

Det är viktigt att kontrollera att vald åtkomstnivå för filerna stämmer överens med innehållet i data, inte minst avseende personuppgifter och annan skyddsvärd information. Om data innehåller uppgifter som inte får delas öppet, till exempel känsliga personuppgifter, ska det anges att data Innehåller filer med begränsad åtkomst. Detta innebär att det måste göras en förfrågan om åtkomst innan datafilerna kan lämnas ut. Läs mer på sidan GDPR och personuppgifter.  

Tänk på att även om datafilerna inte kan vara direkt nedladdningsbara bör dokumentationsfilerna vara det. Det är viktigt för någon som ska göra en förfrågan om ett material att kunna få så mycket information som möjligt. 

Det är viktigt att informationen som anges här är korrekt och det krävs ofta både vidare granskning och en dialog med forskaren för att säkerställa detta. Det är också viktigt att ange vilken sorts personuppgifter data innehåller; både för en eventuell återanvändare och för den interna processen kring en prövning om utlämnande.

Om det inte är möjligt att fullt ut kontrollera om data innehåller personuppgifter, exempelvis på grund av materialets omfattning, rekommenderar vi att du markerar Data innehåller personuppgifter och i fältet Typ av personuppgifter beskriver eventuell risk i relation till personuppgifterna.

För att data som innehåller personuppgifter ska kunna delas via DORIS behöver forskarens organisation och SND har upprättat ett samarbete för detta. Det kan antingen vara att data lagras lokalt, genom exempelvis lagringsintegration med DORIS, den så kallade interimslösningen eller att organisationen har tecknat ett personuppgiftsbiträdesavtal med SND för användning av SND CARE.

Här är det viktigt att kontrollera att informationen inte krockar med vald åtkomstnivå för filerna, lärosätets eventuella lokala policyer med mera. För dataset som innehåller filer med begränsad åtkomst bör det specificeras vilka filer som omfattas om CC-licens anges.

Titeln ska helst anges både på svenska och engelska men undantas från det generella kravet om tvåspråkighet då det kan vara svårt att ta fram en passande titel på svenska enbart för datapubliceringen.  

Fältet Alternativ titel kan med fördel användas för att öka möjligheten att hitta data, exempelvis för data på ett tredjespråk.

Tänk på att databeskrivningen inte bör ha samma titel som en eventuell artikel som redovisar forskningsresultat. I sådana fall kan man i stället använda titeln ”Data för [artikelns titel]”/”Data for: [artikelns titel]”.

Detta kan vara en eller flera personer eller organisationer. Det är ganska sällan som både personer och organisationer är skapare/primärforskare för ett dataset. Att ange organisation i stället för person är aktuellt i de fall det rör sig om ett större forskningsprojekt eller samarbete mellan flera forskargrupper. Till exempel anger SOM-institutet organisation som skapare för sina undersökningar. 

De personer/organisationer som anges här är de som listas i dataciteringen. Personer som inte ska vara med i citeringen för data men som ändå haft en roll ska i stället anges i fältet Medverkande (anges i nästa avsnitt, Administrativ information). Du kan med fördel ange ORCID för personer och ROR ID för organisationer, för ökad interoperabilitet och hittbarhet.

Om en forskare tillhör en organisation vars namn saknar en officiell svensk översättning ska det engelska namnet anges även i fältet för svenska i stället för att lämna fältet tomt. 

Detta är ett centralt fält för en databeskrivning. Det är främst genom fältet Beskrivning som en användare på ett enkelt sätt kan få en överblick över vad det är för typ av data och i vilket sammanhang data har samlats in eller förekommer.

En bra beskrivning kräver en balans av generell information, som gör att vem som helst kan förstå vad det är för data och vilket forskningsområde datasetet tillhör, och mer detaljerad information, så att forskare med djupare kunskaper om området kan avgöra om datasetet är relevant för dem att använda för vidare forskning.

Större och omfattande dataset från avslutade projekt kan vara mer relevanta att beskriva för en bredare målgrupp än ett mindre och mer avgränsat dataset för en specifik artikel. För väldigt specialiserat material kan det vara rimligt att acceptera en beskrivning som är skriven för en snävare målgrupp.

Fältet Beskrivning är obligatoriskt både på svenska och engelska. Däremot behöver inte texten vara identisk på båda språken och det går bra att ha en kortare text på svenska med en hänvisning till den engelska katalogsidan för ytterligare information.

Om du själv tar fram en enkel beskrivande text, se då till att forskaren får godkänna och hänvisa i texten till den engelska sidan för mer information. Det kan vara svårt att översätta och förstå kärnan inom ett ovant forskningsområde, så be alltid forskaren kontrollera vad du har skrivit.

Fältet Forskningshuvudman avser den organisation i vars verksamhet forskningen har utförts och som har det yttersta ansvaret för forskningen. Om det finns flera forskningshuvudmän ska forskaren här ange den organisation som ansvarar för att data görs tillgängliga. Du kan till exempel fråga forskaren vilken organisation som har ansvaret för att arkivera materialet eller vilken organisation som varit ansvarig för etikansökan. 

I detta fält kan ytterligare forskningshuvudmän anges, till exempel vid samarbeten mellan organisationer.

Vid forskningssamarbeten mellan exempelvis lärosäte och region kan det vara svårt att veta vilken organisation som ska stå som forskningshuvudman. Detta bör forskaren i regel ha koll på, men var uppmärksam på fall där skapare och primärforskare tillhör olika organisationer eller om det framgår av metadata att data är framtagna i samarbete mellan olika organisationer. Fråga alltid forskaren om du misstänker att det blivit något fel med dessa uppgifter.

Nyckelord ökar sökbarheten för data. Det är obligatoriskt att en databeskrivning innehåller minst ett nyckelord, men ju fler nyckelord, desto bättre sökbarhet. 

I möjligaste mån bör nyckelord väljas från någon av de kontrollerade listorna. Om någon term saknas går det att lägga in egna nyckelord som fritext. Det avancerade nyckelordssöket kan användas för att söka inom ytterligare ämnesområden och vokabulärer. Det går även att söka efter nyckelord i den engelska versionen av nyckelordlistorna, då vissa termer saknar svensk översättning. 

Vid granskning kan man med fördel hjälpa forskaren att komplettera med ytterligare nyckelord.