Förfrågningar om data i DORIS
På sidan Förfrågningar om data kan du se inkomna förfrågningar och var i prövningsprocessen ett ärende befinner sig. Själva prövningen om utlämnande görs utanför DORIS.
För mer en mer utförlig och allmän vägledning, se dokumentet Manual för att hantera förfrågningar i DORIS.
För en vägledning kring juridiska bedömningar vid förfrågningar om data, se specifikt:
- Vägledning för utlämnande av forskningsdata med personuppgifter.
- Checklista för utlämnande av forskningsdata med personuppgifter
- Bedömningsstöd vid utlämnade av forskningsdata med personuppgifter
En förfrågan om data (här även kallat ärende) kan innehålla förfrågningar om ett eller flera dataset. Varje dataset i ett ärende prövas individuellt. Ett ärende kan ha statusen: Inkommen, Pågående och Avslutad.
Dataset som ingår i ett ärende kan ha statusen: Inkommen, Under prövning, Godkänd, Levererad, Nekad och Avbruten. Du hittar mer information om de olika stegen längre ner på denna sida.
OBS! För att din organisation ska få åtkomst till funktionen för förfrågningar måste data lagras lokalt, antingen via integrerad lagring eller med den så kallade interimslösningen.
Hantera förfrågningar om data
En förfrågan om data skapas direkt från katalogposten på Researchdata.se. Det är möjligt att både göra förfrågningar om enskilda dataset (ett eller flera) och om flera dataset i en samling. Det kan finnas olika versioner av ett dataset. Förfrågningar brukar gälla den senaste versionen, men det är möjligt att skicka en förfrågan om en tidigare version. Då visas en varningstext om att en senare version finns.
Alla förfrågningar om data som inkommit till din organisation listas under Förfrågningar om data. Här kan du se vilka ärenden du är ansvarig handläggare för, samt om det har kommit in någon ny förfrågan. Du kan söka i listan och sortera förfrågningarna genom ett antal filter till höger på sidan.
När en förfrågan om data kommer in
Varje förfrågan får ett unikt ID-nr (XXXX-Y:Z). Huvud-ID-numret (till exempel 2024-1) är gemensamt, men sista löpnumret skiljer sig åt om förfrågan ska hanteras av flera forskningshuvudmän (till exempel 2024-1:1 och 2024:1:2).
Förfrågningar hanteras av SND-kontoret för data som lagras hos SND CARE. Om din organisation använder interimslösningen eller har integrerad lagring hanteras förfrågningar av forskningsdatastödet.
För att hantera ett ärende klickar du på ärende-ID. Ärendet öppnas då i en ny ruta där ytterligare information kan nås via ett antal flikar.
Information: Övergripande information om ärendet.
Statuslogg: Varje statusändring genererar en ny händelse som visas i loggen, inklusive vem som har gjort statusändringen, när den gjordes och eventuella meddelanden och interna noteringar.
Intern notering: Lägga till nya noteringar och redigera befintliga noteringar. Dessa är inte synliga för den som gjort förfrågan.
Handläggare: Tilldela handläggare. För att kunna börja hantera ärendet behöver det finnas en tilldelad handläggare.
Hantera förfrågade data: En lista över dataset som ingår i ärendet. Du kan sortera listan efter kolumnrubrikerna Titel, Status och Datum eller använda sökfunktionen. I kolumnen Snabblänkar visas symboler för vilka snabblänkar som är tillgängliga. Om du för muspekaren över en symbol så visas förklaringen till symbolen.
Åtgärder för att hantera förfrågningar om data
I listan Välj åtgärd kan du markera status för datasetet. Åtgärderna kan enbart genomföras i en viss ordning och de som inte är valbara är gråmarkerade. Följande statusåtgärder kan göras:
- Under prövning
Prövning om utlämning sker per dataset och inte för hela ärendet. På detta sätt säkerställs att alla data prövas individuellt. Ange att prövningen är påbörjad genom att öppna det aktuella datasetet, klicka på Ändra status till under prövning.
Du kan även lägga till en intern notering. Både meddelandet och interna noteringar sparas tillsammans med statusändringen i statusloggen.
Den här statusändringen genererar ingen e-postavisering till den som har gjort förfrågan om data, men om personen var inloggad när förfrågan skapades kan hen se ett meddelande om statusändringen i DORIS. Om personen inte var inloggad i DORIS när förfrågan skapades finns inte denna meddelandefunktion. Det går dock att se ändringen i statusloggen som tillhör varje ärende.
OBS! Funktionen för Förfrågningar om data är endast ett hjälpverktyg för att hantera ärenden och markera var i prövningsprocessen ett dataset befinner sig. Prövningen för att avgöra om data kan lämnas ut eller inte sker utanför DORIS, liksom eventuell kontakt angående prövningen med personen som har gjort förfrågan om data.
Tänk på att även föra in anteckningar om prövningen i DORIS.
- Godkänd
När prövningen är gjord och det är fastställt att
Den här statusändringen genererar ingen e-postavisering till den som har gjort förfrågan om data. Ett eventuellt meddelande i samband med statusändringen visas i DORIS för den som har gjort förfrågan.
- Nekad
När prövningen är gjord och du har fastställt att data inte kan lämnas ut, kan datasetet markeras som Nekad. Klicka på datasetet och Välj åtgärd, och därefter Ändra status till nekad.
När ett ärende får statusen Nekad skickas automatiskt en e-postavisering till personen som skickat in förfrågan. Det är därför obligatoriskt att skriva ett meddelande till personen som har gjort förfrågan om data och ange en orsak till nekandet. Det är även viktigt att detta meddelande inkluderar information om hur den som gjort förfrågan ska gå tillväga för att återuppta prövningen eller för att få ett avslagsbeslut som går att överklaga.
Du kan även lägga till en intern notering. Både meddelandet till den som har skickat in förfrågan och interna noteringar sparas tillsammans med statusändringen i statusloggen.
Det är när som helst möjligt att återuppta prövningen för ett nekat dataset genom att välja Ändra status till under prövning.
- Levererad
Det är först när en post har fått status Godkänd som det är möjligt att ange statusen Levererad. Det är obligatoriskt att i meddelandefältet ange hur den som skickat in förfrågan ska få tillgång till data. Du kan även lägga till en intern notering. Både meddelandet till den som har skickat in förfrågan och interna noteringar sparas tillsammans med statusändringen i statusloggen.
När ett ärende får statusen Levererad skickas automatiskt en e-postavisering som inkluderar texten i meddelandefältet med information om hur data kan nås till personen som har gjort förfrågan om data.
- Avbryt
Enskilda dataset i en förfrågan om data kan avbrytas om ärendet inte längre är aktuellt. Markera posten, klicka på Välj åtgärd och ange Avbruten. Här kan du skriva ett meddelande till personen som har gjort förfrågan om data i samband med statusändringen. Du kan även lägga till en intern notering. Både meddelandet till den som har skickat in förfrågan och interna noteringar sparas tillsammans med statusändringen i statusloggen.
När ett ärende får statusen Avbruten skickas automatiskt en e-postavisering till personen som har gjort förfrågan om data, med texten i meddelandefältet.
Det är möjligt för en inloggad användare att själv avbryta sitt pågående ärende. Du kan som granskare avbryta förfrågningar för enskilda dataset i ett ärende, men endast användaren kan avbryta hela ärendet.
- Avslutat ärende
När alla dataset i en förfrågan har statusen Avbruten, Levererad eller Nekad avslutas ärendet automatiskt. Om en prövning återupptas för ett nekat dataset blir ärendets status återigen Pågående.
E-post
E-postaviseringar (på svenska och engelska) skickas automatiskt vid följande tillfällen till den som skickat en förfrågan:
- bekräftelse i samband med inskickad förfrågan
- information om att data finns för leverans
- information om att förfrågan om data är nekad
- information om att förfrågan om data har avbrutits.
E-postaviseringar skickas automatiskt vid följande tillfällen till forskningsdatastöd som hanterar förfrågningar:
- ärende med förfrågan om data har inkommit
- ärendet har avbrutits av den som skickade in förfrågan.