Hur kan vi samordna lärosätenas arkivering med arbetet att göra forskningsdata tillgängliga? Detta var en av de frågor som stod i fokus när SND bjöd in medarbetare från SND-nätverket till diskussion om arkivfrågor.
Lärosätenas arkiv och arkivpersonal har avgörande betydelse för långtidsbevarandet av bland annat forskningsdata. Det är därför viktigt att det stöd som utvecklas för hanteringen och bevarandet av data samordnas så att det blir anpassat för att både arkivera och göra forskningsdata tillgängliga. Vid nätverksträffen rapporterade Hanna Höie, arkivarie vid Malmö universitet, om flera olika projekt som pågår som ett led i detta arbete:
Förvaltningsgemensamma specifikationer för forskningsdata
Så kallade förvaltningsgemensamma specifikationer för gemensamma utbytesformat (FGS) håller på att utvecklas för forskningsdata. Syftet med sådana specifikationer är att de ska underlätta informationsutbytet och bidra till att olika elektroniska verksamhetssystem som används inom offentlig förvaltning blir mer kompatibla. Specifikationen beskriver hur informationen ska struktureras, märkas med metadata och paketeras när den överförs. Poängen är att informationen ska kunna flyttas på ett standardiserat sätt mellan de olika systemen eller till ett e-arkiv. Målet med specifikationerna som utvecklas för forskningsdata är att de ska gälla vid samtliga svenska lärosäten. I FGS-projektet ingår representanter från Sveriges lantbruksuniversitet, Karolinska institutet, Kungliga Tekniska Högskolan, Stockholms universitet och Uppsala Universitet. Projektgruppen har nyligen skickat ett förslag till Riksarkivet och inväntar kommentarer kring detta.
SUHF-rekommendation om gallring och bevarande av forskningsinformation
Inom Sveriges universitets- och högskoleförbund (SUHF) arbetar expertgruppen för arkiv- och informationshantering med en rekommendation gällande gallring och bevarande av forskningsinformation. Rekommendationen ska fungera som stöd för både forskare och arkivarier. Frågor om gallring och bevarande tas upp ur både ett etiskt och juridiskt perspektiv och dessutom jobbar gruppen med frågor som berör insamling, förvaring och hantering av forskningsdata under pågående forskningsprojekt. Förhoppningen inom gruppen är att ha ett förslag till rekommendation som kan gå ut på remiss till arkivarier i slutet av våren nästa år. SUHF:s lärosäten får sedan en bearbetad version att ta ställning till under hösten 2020, med beslut senast våren 2021.
Riksarkivets generella föreskrifter gällande forskningshandlingar
Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet (RA-FS 1999:1) ska ersättas av nya föreskrifter som är bättre uppdaterade i relation till den digitala utveckling som skett under de senaste åren. Arbetet med föreskrifterna är för närvarande satt på paus i väntan på de rekommendationer som SUHF:s arbetsgrupp tar fram (se ovan). Tanken är att föreskrifterna ska vara på en övergripande nivå medan SUHF:s rekommendationer ska ge ett mer detaljerat stöd i frågor om gallring och bevarande av forskningsinformation av olika slag.
Evenemanget avslutades med en framåtblickande workshop. Diskussionen i denna handlade bland annat om vilka förutsättningar som behövs för fungerande infrastrukturer, hur arkiveringsprocessen ska kunna finnas med redan från början i ett forskningsprojekt och hur behoven av metadata för arkivering ibland skiljer sig från behoven av metadata för att göra forskningsdata tillgängliga.