Den 10 februari höll SND ett webbinarium om verksamhetsarkitektur och forskningsdata. Webbinariet anordnades av Monica Lassi (Lunds universitet) och Mikael Wettercrantz (Karolinska institutet). De berättade om metoder och erfarenheter av att skapa överblick inom sina respektive verksamheter, och det nationella samarbete som håller på att växa fram.
Monica Lassi har arbetat för universitetsledningen i Lund sedan 2017, och sedan 2019 har hon haft rollen som samordnare för hantering av forskningsdata vid universitetet.
– Det var ett brett uppdrag som handlade om att se över utmaningarna med att hantera forskningsdata, men också att stötta universitetsledningen i beslutsprocesser och skapa en mer sammanhållen syn på det här området. Det finns många nya krav, villkor och praktiker som vi måste förhålla oss till för att kunna stötta forskarna i deras arbete, säger hon.
Ett av projekten som Monica Lassi har arbetat med inom rollen som samordnare är att kartlägga universitetets forskningsdataverksamhet. Kartläggningen innehåller förutom en översikt, också en ”compliance list” (lista över lagar, krav och riktlinjer samt ansvarig för varje område) och en roadmap för arbetet framåt. Projektet har genomförts tillsammans med kollegorna Anna Axmon och Emma-Lisa Hansson, som kommer att fortsätta arbetet från och med mars när Monica lämnar Lunds universitet för att leda ett liknande initiativ hos SNIC.
För att kartlägga den forskningsdatarelaterade verksamheten vid Lunds universitet har gruppen använt sig av modellen Vintergatan, från Cecilia Nordéns bok Vintergatan: din verksamhetskarta : navigera och utveckla med full kontroll. Modellen bygger på att kartlägga och visualisera ”förmågor” inom en verksamhet. Enligt Monica kan modellen användas som kommunikationsverktyg för delar av – eller hela – organisationen, då den hjälper till att skapa en överblick av områden som behöver förbättras och prioriteras.
– Många sätt att strukturera och visualisera fokuserar bara på en aspekt, som till exempel processer, dokument eller informationsflöden. I den här modellen med förmågor ryms allt inom organisationen och verksamheten. Den inkluderar också visioner – var är vi nu, och vart vill vi nå? Modellen bygger på konkreta kartor vilket gör att vi kan zooma in på ett område, precis som med geografiska kartor. Vår grundkarta för Lunds universitet är pedagogisk och visar forskningsdataområdet i stort, men sedan kan man zooma in för att skapa en karta över exempelvis datahanteringsplanering.
En möjlighet att samarbeta över professionsgränser
Sedan arbetet startade i Lund har projektet växt på ett organiskt sätt, allt eftersom fler lärosäten har visat intresse för frågan. Nu håller ett nationellt samarbete på att ta form, där man ser på verksamhetsarkitektur för forskningsdata ur flera olika perspektiv.
En av dem som Monica Lassi och arbetsgruppen i Lund tidigt kom i kontakt med var Mikael Wettercrantz, IT-arkitekt vid Karolinska institutet. Inom ramen för ATI-nätverket, ett nätverk för IT-arkitekter på lärosätena, arbetar han just nu med att ta fram en referensarkitektur för IT-verksamhet inom forskarstöd. Projekten visade sig ha flera gemensamma beröringspunkter och deltagarna bestämde sig för att utbyta erfarenheter. Sedan har även frågor gällande språk och nomenklatur kopplade till forskningsdata inkluderats i det nationella initiativet. Emma-Lisa Hansson och SND:s Lisa Isaksson öppnade upp för ett brett samarbete i dessa frågor under SND:s webbinarium.
– Det finns många goda idéer, entusiasm, kraft och kompetens på lärosätena. Ofta kommer initiativen underifrån och vi kämpar för att få mandat att göra förändringar. Men någonstans tar det stopp och få verkar ha med sig beslut från ledningen. Dels handlar det nog om att det här området är så komplext, och dels att det finns många röster och perspektiv att prioritera bland. Genom att samarbeta ser vi ett sätt att få olika professioner att prata med varandra och gemensamt komma fram till vart vi vill nå. Samtidigt kan vi skapa en helhetsbild och få en röst gentemot ledningen i frågan, menar Monica Lassi.
För den som är nyfiken eller vill börja arbeta med dessa frågor rekommenderar Monica Lassi att läsa om metoden Vintergatan. Hon berättar också att hennes projektgrupp gärna delar med sig av material och modeller för visualisering, som de fått lov att använda och sprida så länge de refereras. Gruppen har också satt ihop en beskrivning av tillvägagångssättet vid Lunds universitet.
– Alla är välkomna att vara med i det nationella samarbetet. Tanken är att det ska vara ett utforskande arbetssätt som präglas av öppenhet. Man kan pröva och dela med sig av erfarenheter, även om man skulle misslyckas. Det behövs heller inga förkunskaper för att vara med utan vi lär oss tillsammans.
Vill du veta mer om det nationella samarbetet eller ta del av erfarenheter från projektet? Kontakta Monica Lassi, monica.lassi@it.uu.se, eller Emma-Lisa Hansson, emma-lisa.hansson@lth.lu.se.
Här kan du läsa mer om SND:s arrangemang och se bilder från presentationerna som hölls.